Software de compras

Los productos de software de compras son soluciones digitales que pueden ayudar a las empresas a automatizar los ciclos de abastecimiento al pago para los bienes y servicios adquiridos. El software de gestión de compras puede automatizar el ciclo de compra de bienes y servicios, incluidos la realización de pagos y el análisis de gastos. También pueden brindar acceso instantáneo a la información de compras a las partes interesadas que no están directamente involucradas en las adquisiciones, como a los cargos de alta gerencia y a los socios. Las herramientas de compras son utilizadas principalmente por los equipos de compras y contabilidad para crear órdenes de compra o cotizaciones electrónicas, facilitar las aprobaciones por parte del personal autorizado, registrar facturas, vincular cotizaciones con pedidos, proporcionar confirmaciones de recibo e identificar discrepancias. Algunos de estos software pueden administrar la información de los proveedores, seguir el desempeño y proporcionar portales para acceder a pedidos y enviar facturas. Además de rastrear el inventario para evitar ausencias y faltas, los compradores también pueden recibir recordatorios de cancelaciones y órdenes de compra recientes. Del mismo modo, los contables pueden registrar sus actividades financieras; y la alta gerencia puede realizar análisis de tendencias con base en los hallazgos y elaborar estrategias. El software de compras automatizado puede ayudar a ahorrar costes asociados a gastos y recursos humanos. También permite reducir los errores y agilizar el proceso de adquisiciones, lo que a su vez puede aumentar la eficiencia operativa. Otras ventajas son la generación automática de órdenes de compra y una mejor visibilidad. Algunas de estas herramientas también permiten ejecutar seguimientos de precios, acelerar las aprobaciones o rechazos y comunicarse con las partes interesadas directamente desde la plataforma. Entre las funciones típicas de las plataformas para comprar, figuran la gestión de órdenes de compra, solicitudes y proveedores y el procesamiento de facturas. El software de compras guarda relación con el software de adquisiciones, que también tiene herramientas de investigación y negociación. Asimismo, puede usarse junto con el software de inventario. Al hacer seguimientos de gastos y cambios de precios, también pueden considerarse un tipo de software de gestión de gastos.