Este artículo se publicó por primera vez el 30/04/2019 y se ha actualizado el 15/06/2021
Si quieres que tus proyectos se cumplan en plazo y sin sobrecostes, deberás elegir un modelo de gestión de proyectos adecuado que encaje con tus necesidades y contexto. Por desgracia, al igual que en casi todo, es más fácil decirlo que hacerlo. Existen distintos métodos de gestión de proyectos y ninguno puede aplicarse de manera universal. Para lograr una administración eficaz, también deberás elegir un software de gestión de proyectos adecuado al enfoque seleccionado. ¡Sigue las instrucciones para salir del laberinto!
Breve historia de la gestión de proyectos
A continuación, descubrirás cómo surgieron los diferentes modelos de gestión de proyectos, cada uno de ellos se creó para satisfacer una necesidad concreta de gestión de proyec tos. La transformación de las expectativas del mercado y de los usuarios generó nuevos enfoques. Dos de los más conocidos son:
- Cascada. Este modelo de gestión de proyectos “tradicional” se emplea desde los años 70. En primer lugar, se definen las especificaciones del proyecto, el cual se realiza por fases hasta generar un resultado final (por ejemplo, un edificio, un barco, una aplicación de software, etc.).
Ágil. Es más una actitud que un método propiamente dicho. En este enfoque, el equipo del proyecto aplica cambios o actualiza las especificaciones del proyecto con frecuencia. También puede describirse como un “descontrol gestionado” en el que el aumento descontrolado de la escala del proyecto (imprevistos que han de añadirse a las especificaciones) se considera parte natural del mismo.
Ejemplos concretos de metodologías ágiles más recientes
- Scrum. El Scrum, que comenzó a emplearse en 1995, ejemplifica una metodología ágil. Emplea un enfoque de gestión iterativo para diseñar y crear un producto o servicio. Permite que este producto final se adapte constantemente a los objetivos comerciales o a las demandas cambiantes del mercado.
- Programación extrema (XP). Un enfoque de gestión de proyectos que también parte del principio de adaptabilidad. Su nombre proviene de llevar a cabo ciertas actividades o prácticas de desarrollo al extremo, como el testeo continuo del código en los proyectos de TI. Se hacen constantes puntos de control para adaptar el desarrollo a los posibles cambios de requisitos del proyecto.
- Gestión de proyectos sin pérdidas (metodología Lean). Quizá hayas oído hablar de la fabricación ajustada o “lean”, en la que la mayor prioridad es la eficiencia y se evita a toda costa el desperdicio de recursos, haciendo evaluaciones constantes de los procesos. La gestión de proyectos Lean adopta un enfoque similar y toma prestadas técnicas de los entornos ágiles (como incentivar la comunicación de los miembros del equipo o contar con un buen moderador o mediador).
Herramientas de gestión de proyectos aplicables a todos los modelos
- Diagramas de Gantt. Básicamente, son gráficos de barras horizontales dispuestos en dos ejes: el horizontal se corresponde con la cronología y el vertical, con las actividades del proyecto. Las actividades se indican con barras; sus respectivas fechas de inicio y fin determinan su longitud. Es una herramienta útil para detectar posibles conflictos temporales; por ejemplo, una actividad que debe comenzar antes de que otra finalice o actividades que dependen de otras para poder realizarse.
- Diagrama de Burn-down. Muestra cuánto trabajo queda (eje vertical) y de cuánto tiempo se dispone (eje horizontal) para finalizar un proyecto, fase o ciclo. La línea de ejecución resultante suele ser una diagonal que va de la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha. Si no es así, ¡tu proyecto tiene un gran problema! Para estimar una fecha de finalización aproximada, estudia la velocidad a la que desciende la línea para saber en qué momento cruzará el eje horizontal. Las gráficas de ejecución pueden usarse en cualquier proyecto y son muy populares en entornos Scrum.
- Kanban. La gestión de proyectos mediante “tableros”, ideada en Japón, se inspiró en visionarios de la fabricación como Toyota. Empezó a usarse formalmente en el desarrollo de software ágil en 2003, pero también puede aplicarse a enfoques Scrum, Cascada y XP. Básicamente, se trata de un sistema visual que muestra el estado de las tareas a lo largo de sus distintas fases hasta la finalización. También es una herramienta de gestión Lean, ya que fomenta la entrega puntual y las cargas de trabajo equilibradas para todos los miembros del equipo.
¿Cómo aplicar estos conceptos?
Para no complicar las cosas, se pueden definir dos situaciones generales: la gestión de proyectos formal o intensa, que utiliza métodos de tipo Cascada, y la gestión de proyectos informal o relajada, que emplea métodos ágiles.
Emplea un enfoque formal de tipo Cascada cuando:
- Las especificaciones del proyecto sean fijas y no se vayan a realizar cambios en la versión inicial; por ejemplo, el proyecto de construcción de un edificio de oficinas.
- Tu equipo y tú tengáis amplia experiencia trabajando con este enfoque y podáis garantizar unos resultados de alta calidad (cumpliendo siempre plazos y presupuestos).
- El proyecto se realice para un cliente que insiste en adoptar un enfoque de gestión de proyectos formal.
Emplea un enfoque informal de tipo ágil cuando:
- Las especificaciones del proyecto pueden cambiar rápidamente (por ejemplo, en aplicaciones de software para móviles) y esto se considera una parte normal del proceso.
- No tengas preferencia por ningún estilo concreto de gestión de proyectos o tu equipo y tú no tengáis experiencia en la gestión de proyectos.
- Tu cliente (ya sea interno o ajeno a la empresa) no desee imponer ningún enfoque de gestión de proyectos concreto.
Aplicaciones de gestión de proyectos para los distintos enfoques
Dependiendo del tamaño y tipo del proyecto y de su estilo de gestión, deberás elegir uno o varios tipos de aplicaciones de gestión de proyectos.
- Aplicaciones fáciles de usar y orientadas a la agilidad. Wrike, por ejemplo, se ha diseñado como una extensión natural del correo electrónico para la gestión de proyectos y tareas sencillas, mientras que Clarizen adopta un enfoque social en la gestión de proyectos.
- Extensiones para trabajar en contextos específicos. JIRA también está orientada a la gestión ágil y cuenta con funciones Kanban que son comúnmente utilizadas para proyectos de software y actividades de servicio técnico o centro de atención. Zoho Projects también ofrece seguimiento de errores y cuenta con funciones para el trabajo en equipo.
- Aplicaciones que se integran con otras aplicaciones de negocios. Clarizen ofrece integración con Salesforce, la conocida aplicación de CRM en la nube. Mavenlink se sincroniza con G Suite.
Grandes proyectos corporativos. Si la gestión de proyectos se convierte en un trabajo en sí mismo, puedes usar otras aplicaciones como Microsoft Project (disponible en Microsoft 365) . Intervals y otras aplicaciones de gestión de proyectos mencionadas en este artículo te permitirán gestionar un mayor número de proyectos complejos.
Prueba tú mismo las aplicaciones de gestión de proyectos
Si te has saturado un poco con tanta información, ¡no te preocupes! Para empezar tu camino en el mundo de la gestión de proyectos, comienza identificando el tipo de proyectos que vas a realizar y el estilo de trabajo con el que te sientes más cómodo. En segundo lugar, haz una pequeña lista con aquellas aplicaciones de gestión de proyectos que mejor se adapten a tu forma de trabajar. Recuerda que puedes buscar los productos en nuestro catálogo de Getapp y compararlos para encontrar el método de gestión de proyectos adecuado.
Las aplicaciones citadas en este artículo son ejemplos que muestran cada función explicada en contexto. Por tanto, su inclusión en este artículo no debe entenderse como una aprobación o recomendación.
