Las 5 mejores herramientas de gestión de adquisiciones para automatizar compras

Publicado en 5/3/2019 por Marina Cabrera y Rhiân Davies

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Herramientas de gestión de adquisiciones

Seleccionar e incorporar proveedores, negociar contratos o aprobar órdenes de compras y adquisiciones. Los procesos de gestión de adquisición suelen ser largos, engorrosos y caóticos, sobre todo si hay muchas partes implicadas. Los equipos de adquisiciones se enfrentan a la tarea no solo de gestionar, sino también de simplificar el proceso para reducir los gastos y conseguir resultados con prontitud. Si tu equipo pierde el tiempo peleando con complejos flujos de trabajo manuales, las herramientas de gestión de compras y adquisiciones pueden ser la solución automatizada que marque la diferencia.

¿Qué hacen las herramientas de gestión de adquisiciones?

Las herramientas de gestión de adquisiciones ayudan a quienes participan en los procesos de compra a gestionar requisitos complejos de manera rápida y sencilla. En lugar de probar muestras individuales de cada proveedor para garantizar la conformidad y el rendimiento, las herramientas de gestión de adquisiciones permiten al usuario mejorar las tareas y flujos de trabajo internos.

En último término, estas herramientas emplean la automatización para racionalizar el trabajo de los departamentos de compra. Entre sus funciones se incluyen las siguientes:

  • Emisión y aprobación de órdenes de compra
  • Mantenimiento de inventario
  • Incorporación y gestión de proveedores
  • Recepción y combinación de facturas y pedidos

¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión de adquisiciones para tu empresa?

La mejor solución de gestión de adquisiciones para tu empresa será la que mejor se adecue a las funciones que necesitas. Esta lista presenta las cinco mejores herramientas de gestión de adquisiciones según sus funciones y las reseñas de los usuarios.

Precoro

La herramienta de gestión de adquisiciones Precoro incluye seguimiento de presupuestos, envío de aprobación de órdenes de compra e incorporación de proveedores en una plataforma repleta de funciones que racionaliza el ciclo de vida del proceso de adquisición.

  • Los usuarios pueden crear informes personalizados con gastos y analíticas y asignar automáticamente los centros de coste (que pueden importarse a un sistema ERP).
  • Los catálogos personalizables de bienes y servicios y la capacidad de generar “formularios gratis” permiten al usuario añadir detalles específicos a las solicitudes de compra.
  • Las notificaciones aseguran que los usuarios estén al tanto de posibles sobrecostes.

Precoro. Programa para compras y adquisiciones.

Un usuario opina:

“Llevo dos años usando Precoro y, honestamente, puedo decir que ofrece un servicio inigualable a mi pequeña empresa. Nunca volveré a usar Excel. Gracias a Precoro tengo más tiempo para pensar en nuevas ideas que hagan crecer mi negocio”.

Precios:

Todos los planes de Precoro incluyen:

  • Creación y envío de órdenes de compra
  • Facturación
  • Análisis de datos de gasto
  • Flujo de trabajo de aprobación
  • Elaboración de presupuestos en tiempo real
  • Gestión de proveedores
  • Gestión de catálogo
  • Triple concordancia
  • Recepción

Los planes tienen un precio por usuario. El small, para hasta 5 usuarios, por 29 dólares al mes (unos 25 euros); el Medium, para entre 6 y 20 usuarios, por 24 dólares al mes (unos 21 euros); y el Large, para entre 21 y 50 usuarios, por 19 dólares al mes (unos 16 euros). El plan Enterprise es el más completo e incluye integraciones personalizadas y un equipo dedicado al éxito del cliente. Para conocer los precios, pide presupuesto directamente a Precoro.

Coupa

La herramienta de gestión de adquisiciones Coupa administra todo el ciclo de vida del proceso de adquisición e incluye flujos de trabajo de aprobación, gestión de inventarios y gestión de presupuestos.

  • Los usuarios pueden gestionar las aprobaciones por correo electrónico y mediante la aplicación móvil.
  • Coupa se integra con sistemas ERP como Netsuite y SAP Business One.
  • También permite visualizar las facturas en los procesos de aprobación y pago.

Coupa. Software de gestión de compras.

Un usuario opina:

“Nuestra empresa estaba atada a un anticuado sistema en papel para realizar el seguimiento de gastos indirectos. Al principio era suficiente, ya que los gerentes podían gestionar sin problemas sus tareas de aprobación. Con el paso del tiempo la empresa creció, los gerentes abandonaron esta responsabilidad y las facturas empezaron a entrar sin orden de compra o aprobación alguna. Era hora de un cambio. Estudié muchos software de gastos indirectos y proceso de compras hasta decidirme por Coupa. Estamos muy satisfechos con esta herramienta. Además de haber devuelto la responsabilidad a los solicitantes y encargados de la aprobación, nuestro contable ahorra tiempo que puede dedicar a tareas más importantes”.

Precios:

Contacta con Coupa para obtener un presupuesto personalizado.

Promena e-Sourcing

Promena e-Sourcing es una plataforma de adquisición y abastecimiento que trata de facilitar el proceso de compra. Esta herramienta puede gestionar solicitudes de información (RFI), solicitudes de oferta (RFP) y solicitudes de presupuesto (RFQ) y también cuenta con un módulo de adquisición electrónica.

  • Desde el panel principal, los usuarios pueden gestionar actividades de compras, abastecimiento y transacciones.
  • La herramienta de gestión de relaciones con los proveedores (SRM) de Promena permite a los usuarios cotejar información del proveedor, obtener asistencia en la gestión de riesgos y crear subastas inversas y tradicionales en línea.

Software de gestión de aprovisionamiento Promena e-Sourcing.

Un usuario opina:

“Al principio nos pareció complicado llevar a cabo la adquisición logística mediante una plataforma de subastas en línea. El equipo de Promena nos convenció y nos motivó con su amplia experiencia, su conocimiento y su base de datos de proveedores cualificados. Desde 2009 hemos realizado varias sesiones de subasta electrónica de transporte terrestre, marítimo y aéreo. Esto nos ha permitido ahorrar tiempo y reducir los costes”.

Precios:

Contacta con Promena e-Sourcing para obtener un presupuesto.

eBuyerAssist Procurement

eBuyerAssist Procurement es una solución de adquisiciones modular que ofrece RFQ, RFI, conciliación de facturas, control de inventarios y mucho más. Los usuarios también pueden gestionar almacenes, contratos y abastecimiento estratégico con eBuyerAssist Procurement.

  • Es posible elegir y pagar solamente los módulos necesarios, como por ejemplo portales de solicitud o proveedor.
  • eBuyerAssist Procurement se integra con la solución de contabilidad QuickBooks y con la solución ERP Microsoft Dynamics AX.
  • Los usuarios pueden evaluar la gestión de riesgos de sus proveedores mediante auditorías.

eBuyerAssist Procurement. Programa para adquisiciones.

Un usuario afirma que eBuyerAssist fue “el mejor sistema de adquisiciones” que encontró. En sus propias palabras:

“Nos pareció el mejor de todos. Cuenta con un módulo de solicitud excelente y las aprobaciones permiten gestionar cadenas complejas con múltiples niveles distintos. La incorporación de proveedores nunca ha sido tan sencilla; a ellos les encanta el portal, ya que pueden entrar directamente a presentar sus RFQ. Nuestros gerentes de línea valoran mucho poder gestionar sus aprobaciones fácilmente en sus dispositivos móviles”.

Precios:

eBuyerAssist Procurement ofrece su solución desde 19.50 dólares mensuales (unos 17 euros) por usuario en la versión Small Business. También está disponible la edición Professional, por 29.50 dólares al mes (unos 26 euros) por usuario. Para informarte sobre el precio de la versión Enterprise, para más de 20 usuarios, contacta con la empresa.

WorkPlace Requisition and Procurement

WorkPlace Requisition and Procurement es una solución de adquisiciones adecuada para organizaciones de cinco a 4000 usuarios. La plataforma incluye cálculo de costes de trabajo, presupuestos y creación de informes, así como un portal de autoservicio para proveedores.

  • Los usuarios tienen a su disposición un sistema de aprobación de proyectos y un sistema avanzado de elaboración de presupuestos para validar en tiempo real los presupuestos de contabilidad general.
  • El software se integra con los sistemas ERP Sage Intacct y Microsoft Dynamics GP.

WorkPlace Requisition and Procurement para gestión de compras.

Un usuario opina:

“WorkPlace es una solución web de adquisiciones sólida y repleta de funciones. Permite a los usuarios crear solicitudes de compra que pueden procesar o dejar en espera. Una vez procesadas, los responsables se encargan de aceptarlas o rechazarlas. Por último, las compras aceptadas se envían al usuario que emitió la solicitud. Una función que nos gusta es la elaboración de presupuestos agrupados, que nos envía alertas si hemos superado el presupuesto de nuestras cuentas en conjunto y no solo de cada cuenta individual”.

Precios:

Contacta directamente con WorkPlace Requisition and Procurement para solicitar un presupuesto.

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