¿Debe tu empresa monitorizar las conversaciones de Skype?

Publicado en 6/10/2020 por Bruno Peláez y Suzie Blaszkiewicz

Dónde ser guardan las conversaciones en Skype

Este artículo se publicó por primera vez el 18/02/2019 y se ha actualizado el 06/10/2020

Monitorizar los mensajes de trabajo ya no parece una oscura fantasía salida de una distopía orwelliana. La pregunta es hasta qué punto y con qué frecuencia deben vigilarse las comunicaciones. Como empresario, probablemente te preguntes si puedes y si debes hacerlo; como empleado, dudarás sobre qué decir y qué no a través de las herramientas de comunicación en el trabajo. Sobre Skype, una de las soluciones más populares de comunicación y VoIP, han surgido preguntas acerca de la posibilidad (y legalidad) de monitorizar conversaciones. 

Supervisar conversaciones en Skype es un tema recurrente en el mundo empresarial, tanto si perteneces a una pequeña empresa en la que se usa Skype para chatear con los compañeros como si trabajas en una gran corporación en la que las reuniones se llevan a cabo a través de Skype for Business ( o Skype Empresarial en español).

¿Quieres empezar a cotillear qué hacen y dicen tus empleados? ¿Dudas hasta qué punto es posible? Te presentamos algunos factores a tener en cuenta a la hora de tomar una decisión, pero antes de todo ¿sabes qué es Skype?

  • Skype es una herramienta de comunicación y VoIP gratuita para usuarios domésticos aunque, Microsoft también se recomienda para empresas de hasta 25 empleados. Este software está incluido en Microsoft 365.
  • Skype for Business es la versión de Skype para empresas que antes conocíamos como Lync. Microsoft adquirió Skype en 2011 y en 2014 renombró Lync como Skype for Business.La solución cuenta con dos versiones:
    • Skype Empresarial Online: versión basada en la nube del paquete Microsoft 365. En julio del 2021, este software será retirado en julio 2021, sus funcionalidades ya están disponible en Microsoft Teams, es el software dónde se le dará continuidad a los usuarios que tengan contratados estos servicios.
    • Skype for Business Server: versión para instalación local que se implementa en los servidores de la empresa y va dirigida a grandes organizaciones.

Skype Empresarial Online se retira en julio del 2021, los usuarios deben migrar a Microsoft Teams 

Microsoft anunció en julio 2019 que Skype Empresaria Online será retirado en en julio 2021, no tendrá soporte técnico y no se podrá acceder a el servicio. Los usuarios que actualmente utilizan Skype Empresarial Online deben migrar a Teams, mientras que nuevos usuarios que buscan un servicio similar deberán contratar Teams desde un inicio. Teams es un hub de trabajo en equipo que sirve para todo tipo de organizaciones de distintos tamaños. 

Microsoft también aclara que Skype para consumidores y Skype Business Server seguirán existiendo después de esta fecha (contenido en inglés). 

¿Es seguro Skype?

Lo primero es lo primero: seguro que quieres saber qué seguridad ofrece Skype para mantener a salvo las conversaciones de los empleados. Skype y Skype for Business son dos herramientas diferentes, así que ofrecen distintos estándares y funciones de seguridad.

Como herramienta ideada para el uso doméstico, Skype cifra las conversaciones entre sus usuarios. Los mensajes instantáneos, llamadas y archivos transferidos se encriptan mediante cifrado AES de 256 bits, un estándar del sector que también emplea el gobierno de EE. UU.

En las llamadas entre usuarios de Skype y líneas telefónicas de redes fijas o móviles (conocidas como RTC), solo se cifra la conversación. Los ajustes de privacidad permiten configurar quién puede ver la información de perfil, gestionar el historial de conversaciones y bloquear contactos.

Skype for Business, dirigida a grandes empresas que han de actuar conforme a legislaciones más estrictas, ofrece estándares de seguridad más sólidos que la versión para uso doméstico.

Skype for Business Online ofrece el mismo estándar de seguridad que los productos en la nube de Microsoft 365. Entre sus funciones se incluyen cifrado en reposo y en tránsito, gestión de amenazas o supervisión de seguridad.

Skype for Business Server ofrece las mismas funciones, o incluso más, e incluye opciones de seguridad relativas al servidor, como almacenamiento en central de gestión, autenticación de servidor a servidor, control de acceso basado en roles y herramientas de planificación y diseño.

¿Se puede supervisar el uso de Skype?

La respuesta es sí: tanto Skype como Skype for Business ofrecen distintos grados de supervisión.

Skype Manager es el centro de control de Skype que permite a la empresa monitorizar el uso de la aplicación con datos como horas, fechas, duración y destino de llamadas y conversaciones. Los administradores pueden ver la actividad de los miembros, aunque estos deben dar su permiso de acceso a los datos anteriormente mencionados. Si no cuentan con este permiso, los administradores solo verán el balance de crédito de los miembros.

Las capacidades de supervisión de Skype for Business son mucho más amplias y pueden satisfacer las necesidades más específicas de grandes empresas y corporaciones.

Con Skype for Business Online los datos se almacenan en los servidores de Microsoft, por lo que quizá no sea necesario supervisar la solución tan exhaustivamente como si esta se encontrara instalada en los servidores de la empresa. La supervisión con Skype for Business Online incluye datos de participantes en conferencias o informes de usuarios activos y bloqueados. También ofrece la opción de activar el Panel de calidad de llamada.

La supervisión de llamadas mediante Skype for Business Server suele realizarse desde el punto de vista del control de calidad, con procesos y pasos detallados para su configuración. Al igual que la versión en la nube, Skype for Business Server ofrece informes de actividad punto a punto, que incluyen datos similares a los de Skype Manager, pero con mayor detalle. La grabación de datos de llamada también registra información sobre el uso y diagnóstico en todas las comunicaciones realizadas mediante Skype for Business Server, incluidas la mensajería instantánea, la transferencia de archivos y las llamadas VoIP.

¿Dónde se almacenan las conversaciones de Skype?

Si usas Skype, las conversaciones se almacenan en el disco duro durante un período de tiempo determinado. Los usuarios de Windows y Mac pueden acceder a las conversaciones desde una carpeta en el disco duro; Skype solo conserva en la nube el historial de conversación de los últimos 30 días. Por tanto, si inicias sesión desde otro dispositivo, solo podrás ver las conversaciones más recientes.

Skype for Business Online solo almacena las conversaciones en carpetas de Microsoft Exchange, de lo que se quejan muchos de sus usuarios. Esta carpeta se llama “Conversaciones” y aparece en el Outlook del empleado. El mayor problema que encuentran las empresas con esta función es que los trabajadores pueden desactivar el guardado del historial de conversaciones en Outlook (que no se guardarán en ningún otro sitio).

La única forma de almacenar automáticamente el historial de conversaciones fuera de Microsoft Exchange es usando Skype for Business Server. Con esta versión, las conversaciones se almacenan en el servidor, por lo que es más fácil el acceso al historial de conversaciones de los trabajadores que usen Skype for Business desde sus dispositivos móviles. Si tras leer esto, quieres cambiar la configuración, sigue estas instrucciones (información en inglés).

El veredicto sobre la supervisión de conversaciones de Skype

Dadas las características descritas en este artículo, queda claro que Skype for Business ofrece más funciones para supervisar las conversaciones que su versión para uso doméstico; además, la versión Server es más sólida que la versión Online.

Skype no menciona explícitamente la posibilidad de registrar o acceder al historial de conversación, ni la capacidad de supervisar llamadas, aunque existen herramientas de terceros que afirman poder hacerlo. Si tu empresa usa Skype deberá, en teoría, acceder físicamente al dispositivo del empleado para consultar su historial de conversaciones.

Skype for Business ofrece más posibilidades para supervisar las conversaciones, así como para solicitar y visualizar datos relacionados con las mismas sin necesidad de acceder físicamente al dispositivo. Sin embargo, existe un importante y posible problema: la ley.

Técnicamente, las conversaciones de Skype pueden supervisarse, pero esta posibilidad dependerá de las políticas de tu empresa y de las leyes de privacidad de tu país. La supervisión y monitorización de las comunicaciones empresariales suele estar sujeta a excepciones, por ejemplo, que la empresa posea y administre los dispositivos que se usan para la comunicación y funcionamiento de la red. La clave está en informar a los trabajadores de la posibilidad de que sus conversaciones se monitoricen y de asegurarse de no infringir ninguna política de RR. HH. o legislación de privacidad local.

Si necesitas (o quieres) supervisar las conversaciones de Skype con frecuencia, las soluciones (legales) más adecuadas para ello son Skype for Business Online o Server. 

Recuerda que en pocos meses Skype for Business Online será retirado y las funciones de este servicio estarán disponibles en Teams. Si eres usuario de este servicio te recomendamos que contactes con Microsoft para que realices tu migración con tiempo.

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Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.


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