Microsoft Planner, Trello y Asana: compara las herramientas de gestión de proyectos para pequeñas empresas

Publicado en 11/2/2019 por Marina Cabrera y Vanessa Rombaut

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Compara Trello, Asana y Microsoft Planner

Trello, Asana y Microsoft Planner, la última en aparecer en el mercado, son las herramientas de gestión de proyectos y de proyectos de colaboración más populares. Las dos primeras probablemente las conozcas; si eres suscriptor de Office 365, merece la pena que pruebes el Planner que lanzaron en 2016, que han ido actualizando hasta llegar a los niveles de utilidad de Asana y Trello. Todos son software de proyectos de colaboración intuitivos y basados en el estilo de gestión Kanban, que agrupa las tareas y objetivos en tarjetas.

Microsoft Planner gustará a quienes encuentran Microsoft Project demasiado complejo y necesitan más utilidades que las que ofrece Excel. Pero ¿Cuáles son realmente las diferencias entre estas tres herramientas? Comparamos su funcionamiento y destacamos sus similitudes para que decidas cuál es la que más te conviene.

Microsoft, Trello y Asana: ¿En qué se parecen?

Este artículo presenta algunas de las principales funciones, características y experiencias de usuario de Microsoft Planner, Trello y Asana para responder a las siguientes preguntas:

  • Registro: ¿Es fácil crear una cuenta en el software? ¿Cuánto cuesta?
  • Paneles: ¿Cómo son y cómo funcionan los paneles de proyecto?
  • Configuración de proyectos: ¿Es fácil configurar proyectos en Microsoft Planner, Trello y Asana?
  • Tareas: ¿Cómo es la gestión de tareas en estas aplicaciones de gestión de proyectos?
  • Plazos: ¿Cómo establecer fechas de entrega y supervisar los proyectos de acuerdo al calendario?
  • Colaboración: ¿Qué funciones de conversación, intercambio de archivos y notificaciones se encuentran disponibles?

Registro

Registro en Microsoft Planner

Para acceder a Planner es necesario tener una cuenta de Office 365 (hablaremos de ello a continuación). Si ya tienes una, solo tienes que encontrar el botón de Microsoft Planner en la pantalla de tus aplicaciones, a la que puedes acceder haciendo clic en la esquina superior izquierda de la página de inicio de Office 365.

Registro en Microsoft Planner

Planner está integrado de forma nativa en el paquete Office 365, así que no es necesario registrarse en webs de terceros para acceder a los proyectos. La desventaja es que es un sistema cerrado. Para añadir miembros al equipo (algo que seguramente querrás hacer, ya que es algo básico en una herramienta de colaboración), estos también deberán tener una cuenta de Office 365. Una vez añadidos, recibirán una invitación mediante Outlook para colaborar en los “planes”.

Registro en Trello

Para acceder a la aplicación de Trello no es necesario pagar una suscripción. Puedes crear una cuenta gratuita con Google o con tu correo electrónico. La cuenta gratuita de Trello es perfecta para pequeñas empresas. Si formas parte de una gran organización, será más adecuado suscribirse a una cuenta de pago.

Trello ofrece dos planes de precios: el plan Business Class, con un precio de 9.99 dólares mensuales por usuario (válido hasta 100) y el plan Enterprise, con un precios de 20.83 dólares mensuales (válido para empresas con más de 100 usuarios) y de 4.17 dólares (si la empresa supera los 1 000 empleados). Estos planes incluyen más integraciones y funciones, como la posibilidad de adjuntar archivos de hasta 250 MB, controles de privacidad y seguridad y soporte prioritario.

Para añadir miembros a un tablero Trello no es neceario que tengan cuenta en la aplicación, sino que basta con enviar una invitación.

Registro en Asana

Asana ofrece un plan gratuito limitado para equipos de hasta 15 personas. Cuenta con funciones básicas como conversaciones, tareas y proyectos ilimitados. El siguiente nivel es el plan Premium. Su precio es de 9.25 € mensuales e incluye más funciones, como paneles ilimitados y controles de administración. Asana Business, por 18.75 € mensuales, permite a las empresas monitorizar el trabajo de toda la compañía. Asana ofrece una calculadora de precios muy práctica que indica exactamente cuál será el precio de la actualización para tu empresa.

Tanto Trello como Asana cuentan con muchas integraciones útiles y ambas tienen API públicas que te ayudarán a integrarlas en tu pila de software. Microsoft Planner ha creado la API Microsoft Graph, con la que sincronizar y acceder a los datos que hayas almacenado en tu cuenta de Microsoft 365.

Paneles

Panel de Microsoft Planner

Microsoft Planner ofrece un diseño sobrio y minimalista, ideal para cualquier negocio o empresa. Es adecuado para quienes buscan una herramienta eficiente que haga el trabajo sin necesidad de funciones originales ni diseños llamativos.

Panel de Microsoft Planner

El panel de Planner ofrece información general de todos tus planes favoritos e incluye el estado de las tareas.

Panel de Trello

El panel de Trello muestra la información general de los tableros, con los favoritos en la parte superior. Sin embargo, la información general de tareas solo se encuentra disponible en las cuentas de pago.

Panel de Trello

Panel de Asana

Al igual que Microsoft Planner, el panel de Asana ofrece información general sobre todos los proyectos, incluido el estado de las tareas.

Panel de Asana

Configuración de proyectos

Creación de proyectos en Microsoft Planner

Para dar de alta un nuevo proyecto en Microsoft Planner crea un “plan” y da un título al proyecto, por ejemplo, “Calendario de contenidos”.

Creación de proyectos con Microsoft Planner

Después, crea una dirección de correo electrónico para el plan, que se vinculará a los hilos de conversación en Outlook (más información a continuación). Configura el plan como público o privado y añade una descripción. Puedes añadir a los miembros del equipo arrastrando sus iconos al plan.

Los “planes” son, básicamente, corchos que representan el conjunto del proyecto. En ellos es posible adjuntar listas de tareas que en Microsoft Planner llevan el nombre de “cubos”.

Creación de proyectos en Microsoft Planner

Creación de proyectos en Trello

Trello funciona con “tableros” que se configuran prácticamente igual que en Microsoft Planner. La diferencia es que no se puede añadir una descripción ni crear una dirección de correo electrónico para el tablero. Para añadir a los miembros del equipo, escribe su nombre y envíales un correo electrónico.

Creación de proyectos en Trello

Creación de proyectos en Asana

Es muy sencillo crear “proyectos” en Asana: solo tienes que hacer clic en el icono “+” que aparece en el menú del Panel de control, junto a Proyectos. Para añadir a los miembros del equipo, basta con escribir su nombre y enviarles un correo electrónico. Después, decide si quieres mantener el proyecto privado o compartirlo con un equipo.

Creación de proyectos en Asana

Al igual que los “Planes” y los “Tableros”, los “Proyectos” son corchos a los que se adjuntan “Listas”.

Tareas

Tareas en Microsoft Planner

Las tres aplicaciones permiten detallar los proyectos mediante tareas.

En Microsoft Planner, las tareas se crean en los “cubos” y se asignan a la persona que las realizará. Puedes ver el estado de las tareas: “en curso”, “retrasada” o “completada”. Para asignar los trabajos solo hay que arrastrar los iconos de los miembros del equipo.

Tareas en Microsoft Planner

Tareas en Trello

Trello funciona con “tarjetas”, que permiten asignar múltiples miembros a cada tarea y nombrar un líder de proyecto. La aplicación también ofrece un bot que ayuda a limpiar y organizar el tablero de manera automática. Puedes encontrar más información aquí (en inglés).

Tareas en Trello

Tareas en Asana

Las tareas de Asana también ofrecen funciones muy útiles. Además de asignarte tareas a ti mismo o a los miembros del equipo, también es posible usar etiquetas para agrupar determinados trabajos. Puedes asignar una tarea a una persona y añadir una lista de verificación, o crear subtareas que, a su vez, pueden asignarse a varias personas. También ofrece la opción de marcarlas como completas o incompletas.

Tareas en Asana

Las tres herramientas de gestión de proyectos permiten añadir notas, enlaces, archivos y etiquetas con códigos de color, así como crear listas de verificación. También puedes mover tareas entre las distintas listas.

Una de las ventajas de Asana es que permite copiar listas de tareas a otras tarjetas, lo cual es perfecto para cometidos que se repiten.

Otra función interesante de Asana es la fusión. Al fusionar trabajos, todas las etiquetas, corazones y seguidores se mueven a la otra tarea de manera automática.

Fechas de entrega

Las tres herramientas permiten establecer fechas de entrega. Tanto Microsoft Planner como Asana ofrecen la opción de marcar las tareas como completadas. Entonces se archivan y quedan ocultas, siendo posible marcarlas para que se vuelvan a mostrar. 

Tanto Planner como Trello tienen una lista de verificación para ver los trabajos completados en la portada de la tarea o la tarjeta.

Fechas de entrega en Microsoft Planner

Planner va un paso más allá que Trello permitiendo previsualizar las tareas en la portada de las mismas. Si marcas la casilla “Mostrar en tarjeta” en la lista de verificación, la verás en el tablero del plan, bajo las tareas. Así podrás marcar las tareas finalizadas sin tener que abrir la tarjeta.

Fechas de entrega en Microsoft Planner

Fechas de entrega en Trello

En Trello puedes usar un “Power-Up” para que las tarjetas “Envejezcan” cuando pase su fecha de entrega. También cuenta con un Power-Up de calendario que proporciona información general de todas las tareas que deben completarse:

Fechas de entrega en Trello

Puedes eliminar o editar la fecha de entrega si ya no es relevante, así como archivar las tareas completadas.

Fechas de entrega en Asana

Asana muestra las fechas de entrega junto a la tarea en el tablero del proyecto, además de en la tarjeta de dicha tarea.

Fechas de entrega en Asana

También cuenta con un calendario con información de plazos.

Fechas de entrega en Asana

Información de progreso

Información de progreso de Microsoft Planner

Microsoft Planner permite visualizar el progreso de dos formas. Puedes comprobar de un vistazo tus planes favoritos en “Planner Hub”. El estado de las tareas se visualiza mediante rosquillas con códigos de color: el amarillo es para tareas que aún no se han iniciado, el rojo es para tareas atrasadas, el azul para tareas en progreso y el verde para tareas completadas.

Información de progreso en Microsoft Planner

Puedes ver la información general de todas las tareas de un plan haciendo clic en el plan y en “Gráficos”, que muestra el gráfico de rosquilla y una barra por cada miembro del equipo.

Información de progreso en Microsoft Planner

Lo bueno de Microsoft Planner es que permite ver fácilmente el progreso realizado en las tareas y cuáles han sido completadas. También muestra las tareas cuyo plazo ha vencido. Si hay una tendencia en el retraso de tareas similares, puedes evaluar la posibilidad de implementarlas de manera distinta o asignarlas a otras personas.

También puedes ver cuántas tareas ha realizado cada miembro del equipo para asegurar un reparto equitativo de las mismas.

Información de progreso en Microsoft Planner

Información de progreso de Trello

Trello solo permite visualizar la información general de todos los proyectos en las cuentas de pago que ofrecen “Power-Ups” especiales. Si tienes un plan gratuito, tendrás que entrar y salir de los proyectos para comprobar sus estados. La única actualización disponible es una lista continua en el Panel de Actividad que se encuentra en la parte derecha del tablero.

Información de progreso de Asana

Asana permite ver rápidamente la información de progreso de las tareas en todos los proyectos del panel. Esta información también se encuentra disponible en la pestaña “Progreso” de cada proyecto. Además, puedes configurar una actualización de estado y fijar un recordatorio para revisarla cada viernes. Las actualizaciones pueden enviarse de manera automática a otros miembros del equipo.

Información de progreso Asana

Conversaciones, intercambio de archivos y notificaciones

Colaboración en Microsoft Planner

Microsoft Planner cuenta con un menú desplegable de notificaciones que avisa cuando se han producido cambios en alguno de tus planes.

Colaboración en Microsoft Planner

También se integra de manera nativa con el paquete Office 365 y envía notificaciones de los planes mediante Outlook. Cuando, por ejemplo, se añade un usuario a un plan, este recibe automáticamente un correo electrónico en su cuenta de Outlook.

También puedes participar en conversaciones en Outlook sobre los planes en los que estás trabajando. Los miembros pueden comentar y reaccionar a tareas, añadir enlaces, archivos e imágenes o dar “me gusta” a una tarea o plan.

Colaboración en Trello

En Trello puedes conversar sobre las tareas dejando comentarios en las tarjetas. En la parte derecha del tablero también hay un panel de actividad que registra todos los cambios en las tarjetas, incluidos los nuevos comentarios.

Tanto Asana como Trello permiten recibir notificaciones en el móvil y por correo electrónico, pero es necesario usar integraciones para sacar el máximo partido a ambas soluciones. Trello y Asana pueden integrarse con otras aplicaciones de comunicación, como Slack, para el envío de notificaciones.

Colaboración en Trello

Colaboración en Trello

Incluso puedes gestionar tus tableros de Trello y proyectos de Asana desde la comodidad del chat de Slack, que ofrece funciones como añadir nuevas tarjetas, miembros del equipo y tableros, asignar tareas, fijar fechas de entrega y comentar en las tarjetas.

Colaboración en Trello

Trello también cuenta con integraciones con Dropbox y Google Drive.

Colaboración en Asana

Asana ofrece integración con Box y Google Drive para facilitar el almacenamiento e intercambio de archivos. Al igual que Planner, cuenta con funciones de conversación; puedes comentar en la propia aplicación o enviar mensajes de correo electrónico al correo específico designado en Asana para la conversación del proyecto.

Colaboración en Asana

Conclusión

Asana, Trello y Microsoft Planner ofrecen una interfaz de usuario intuitiva. Si estás familiarizado con las aplicaciones web, te será fácil aprender a usar estas soluciones.

Microsoft Planner es una buena opción para quienes aprecian el minimalismo y, sobre todo, conocen a fondo el ecosistema Office 365. A diferencia de Trello, Microsoft Planner permite comprobar la información general de varios proyectos de un vistazo y muestra cuántas tareas están pendientes de completar. Es una excelente herramienta colaborativa para conversaciones e intercambio de archivos.

Dicho esto, no aporta nada revolucionario a las soluciones ya existentes. A menos que seas usuario de Office 365 o lo adquieras por primera vez, no ofrece ventajas más allá de la completa integración con Microsoft. De hecho, si no usas Office 365, esa integración exclusiva con Microsoft puede resultar limitada.

Siguientes pasos

Microsoft Planner, Trello y Asana no son las únicas soluciones de gestión de proyectos disponibles en el mercado. Existen multitud de herramientas que pueden resultar útiles para tu equipo y merece la pena compararlas antes de tomar una decisión. Encontrarás más información en estos recursos:

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