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¿Qué es el control de acceso para empresas? Conoce los tipos y ventajas

Publicado el 26/5/2023 por Sukanya Awasthi y Alejandra Aranda

Las herramientas de control de acceso para empresas son sistemas digitales especialmente diseñados para garantizar la seguridad de los empleados mediante la gestión de las visitas a las instalaciones. Descubre los tipos que existen y cuáles las ventajas principales para pymes.

Control de acceso empresas: tipos y ventajas

Cientos, si no miles, de visitantes acuden a diario a locales como oficinas, hospitales, obras de construcción y escuelas, lo que puede dificultar a estas instituciones hacer un seguimiento del acceso de todos ellos. Por esta razón, muchas compañías están intentando pasar de los registros tradicionales a plataformas digitales para controlar el acceso de las visitas en las empresas. Los software para control de acceso de visitantes son sistemas digitales especialmente diseñados para garantizar la seguridad de los empleados mediante la gestión de las visitas al centro de trabajo.

¿Qué es el control de acceso para empresas?

El control de acceso y visitas es el proceso de seguimiento y gestión de las personas que entran y salen de un edificio en un día determinado y puede incluir protocolos como el registro de la información de los visitantes, la verificación biométrica, la impresión de credenciales, etc. 

Estos sistemas registran y controlan electrónicamente la información básica sobre los visitantes, mejoran la seguridad del personal y del visitante, proporcionan herramientas de seguimiento de las entradas de invitados y notifican a los interesados las fechas y horas de estas visitas.

¿Por qué es importante el control de acceso en una empresa?

  • Optimiza la gestión de las visitas, de manera que organiza y hace seguimiento de las personas que acceden a las instalaciones
  • Ayuda a garantizar la seguridad de instalaciones, personas y equipos
  • Permite a los empleados acceder a las instalaciones cómodamente, ya que algunas de estas herramientas cuentan con sistemas de registro previo online
  • Posibilita a las empresas la obtención de información relacionada con el registro de entrada y salida de empleados y visitantes

Tipos de sistemas de control de acceso de visitantes

El software para control de acceso se está convirtiendo en un método habitual para gestionar las visitas en instalaciones y centros de trabajo. Según una investigación realizada por ResearchAndMarkets.com (contenido en inglés) se espera que el mercado mundial de sistemas de control de visitantes crezca de 1100 a 2300 millones de dólares estadounidenses para 2026. 

Son varios los motivos que impulsan la expansión de este mercado, entre ellas la mayor concienciación sobre los riesgos de seguridad, la demanda de una administración sin soporte en papel y la creciente exigencia de almacenar los datos adquiridos de los visitantes de acuerdo con los requisitos legales. Estos son los dos tipos de sistemas de control de acceso para empresas entre los que elegir:

Sistema local de control de acceso para empresas

En comparación con su homólogo de papel y lápiz, el software para el control de visitantes en una empresa supone un avance hacia un repositorio digital de los datos recopilados de estas personas. Para utilizar programas de gestión de visitas, las empresas deben seguir un plan de implantación del software adecuado. 

A diferencia de los sistemas basados en la nube, el software se ejecuta en redes de la empresa, como la red de área local (LAN) y la red de área extensa (WAN), y almacena datos y aplicaciones en el ordenador de la organización. En consecuencia, ofrecen una mayor seguridad, ya que las posibilidades de que se produzcan filtraciones de datos son menores cuando estos se almacenan en servidores internos.

Sistema de control de acceso en la nube

En este tipo de gestión, los datos recopilados se alojan de forma segura en la nube y las personas que se encuentran al otro lado de la pantalla pueden acceder a ellos desde cualquier lugar a través de una interfaz sincronizada. Este tipo de software también implica potencialmente menos mantenimiento, ya que las actualizaciones del sistema puede gestionarlas el propio proveedor a distancia. Además, algunas soluciones de control de acceso en la nube facilitan la integración con plataformas de terceros, como programas de gestión de relaciones con los clientes (software CRM) o herramientas de marketing para agilizar los procesos y sincronizar los datos.

Ventajas del control de acceso para empresas

Estos sistemas se crearon con el objetivo de eliminar los problemas que puede experimentar una empresa cuando permite que se acceda a sus registros físicos. Estas son las cinco ventajas principales de un sistema de control de acceso para las empresas:

1. Facilita las inscripciones y los registros

Cada vez que una persona visita un centro, un sistema de gestión de acceso de visitantes recoge y procesa su información personal, que luego puede sincronizarse con sistemas de bases de datos. Los visitantes pueden simplemente introducir su información en dispositivos o tabletas (también llamados kioscos de autoservicio), efectuar una entrada sin contacto e incluso, en algunos casos, registrarse a distancia. Esto no solo facilita el proceso de recibir a un visitante, sino que también puede causar una buena impresión y mejorar la reputación de la empresa.

2. Mayor seguridad

La seguridad del personal, la privacidad de los datos y los problemas relacionados con el cumplimiento de la normativa son algunas de las cuestiones que pretende resolver un sistema de gestión y control de acceso. Incluso tras abandonar las instalaciones, este sistema permite identificar y localizar fácilmente al visitante sea en ese momento o en el futuro, si es preciso. 

Además, algunos sistemas de control de visitas también pueden cotejar la identificación proporcionada en el momento del registro con los registros gubernamentales para impedir que acceda a ese lugar una posible amenaza. Estos sistemas también pueden contribuir a restringir el acceso de visitantes a determinadas secciones del edificio de oficinas, con lo que se añade una capa adicional de seguridad.

3. Notificaciones instantáneas

Cada vez que un visitante accede a las instalaciones, algunos sistemas de control de acceso para empresas tienen la capacidad de enviar una confirmación al receptor para hacerle saber que ha llegado su invitado y proporcionarle cualquier información adicional. Estas notificaciones pueden ser en forma de correo electrónico, mensaje de aviso dentro de la propia aplicación o a través de SMS. Además, los anfitriones también pueden enviar a los visitantes información crucial sobre el lugar y la hora de la reunión o activar una alarma de emergencia, en caso de visitas no deseadas.

4. Gestión del cumplimiento

En España, la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales regula el derecho de los ciudadanos a la protección de sus datos y a oponerse a que determinados datos personales sean usados para fines distintos a aquel que justificó su obtención.

Para cumplir las normas, las empresas deben recopilar la información de los visitantes con cautela en sus sistemas para evitar el uso indebido de datos, y los sistemas de gestión de visitantes lo facilitan manteniendo seguros los datos de los visitantes, de acuerdo con los requisitos legales. Disponer de un repositorio digital de datos también evita que los visitantes puedan echar un vistazo a la información personal de otras visitas en registros y libros de contabilidad físicos, reduciendo así la posibilidad de que se produzcan filtraciones de datos.

5. Creación de credenciales para visitantes:

Otro aspecto útil de algunos sistemas de control de acceso de visitantes es la producción e impresión de tarjetas de identificación. El escaneo de credenciales para visitantes y la creación de etiquetas personalizadas para dar acceso a zonas específicas es una función útil de estos sistemas. Algunas de estas tarjetas de visitante tienen campos personalizados e incluyen un código de barras o QR para comprobar su validez y autenticidad. Las credenciales físicas de visitante también garantizan que los visitantes no autorizados no entren en las instalaciones.

El futuro de los sistemas de gestión de acceso de visitantes

Debido a los cambios que la pandemia de COVID-19 ha producido en las empresas, muchos negocios de todo el mundo están trabajando en un modelo de trabajo híbrido. Por ello, las empresas se ven obligadas a reconsiderar sus protocolos de seguridad que habían implantado previamente para todos los trabajadores y visitantes que entran y salen de las instalaciones.

Un sistema de gestión de visitantes proporciona una imagen detallada de quién se encuentra en las instalaciones en un momento dado y hace cumplir las restricciones a los visitantes. También ayuda a la pyme a dar un paso más allá en su proceso de transformación digital, permitiendo la seguridad y comodidad de los empleados al acceder a las instalaciones.

¿Quieres saber más sobre estas y otras aplicaciones similares? Visita nuestro catálogo de software para control de visitantes.


Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.

Sobre los autores

Sukanya es Content Analyst para el mercado británico. Se compromete a ofrecer ideas sobre tecnología, tendencias emergentes y sugerencias de software a las PYMES.

Sukanya es Content Analyst para el mercado británico. Se compromete a ofrecer ideas sobre tecnología, tendencias emergentes y sugerencias de software a las PYMES.


Alejandra es Content Analyst y periodista. Especializada en nuevas tendencias en tecnología y marketing B2B. Sus grandes pasiones: literatura, viajes y misterios.

Alejandra es Content Analyst y periodista. Especializada en nuevas tendencias en tecnología y marketing B2B. Sus grandes pasiones: literatura, viajes y misterios.