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4 herramientas de control de acceso de visitantes: mejora el registro de visitas en tu empresa

Publicado el 15/2/2023 por Alejandra Aranda

Organizar y hacer seguimiento de los visitantes de un espacio de trabajo es esencial para las pymes que quieran velar por la seguridad en sus oficinas. Hoy en día existen diferentes software para control de visitantes que pueden facilitar estas tareas. Te presentamos los mejor valorados en GetApp.

Herramientas de control de acceso de visitantes en español

Desde el inicio de la pandemia, los entornos de trabajo virtuales y las reuniones por videollamada han pasado a ser el día a día de muchas empresas. No obstante, para algunas compañías que teletrabajan o tienen un modelo híbrido, puede ser importante desvirtualizar a clientes, socios o compañeros de trabajo, ya sea para reforzar la relación o cerrar un contrato mediante una reunión presencial, por ejemplo.

Para que los empleados y visitantes puedan utilizar cómodamente los espacios de trabajo compartidos y se mantenga la seguridad en las instalaciones, existen herramientas para el control de visitas. Estos software suelen contar con funcionalidades de escaneado de ID, registro previo y notificaciones por correo electrónico, entre otras.

En GetApp hemos seleccionado los cuatro software para control de visitantes en español que permiten a pymes y autónomos establecer protocolos de registro de la información de los visitantes.

Los criterios utilizados son los siguientes:

  • Se trata de programas que cumplen con nuestra definición de mercado de software para control de visitantes y con las características principales que asociamos a esta categoría.
  • Tienen más de 20 reseñas publicadas en GetApp en los últimos dos años.
  • Su valoración media por parte de los usuarios es de 4 puntos o más sobre 5 en los dos últimos años.
  • La plataforma o página de administrador está disponible en español.
  • Disponen de una aplicación móvil.

Al final del artículo se encuentra la metodología completa para la selección de herramientas de control de acceso de visitantes.

¿Cómo llevar un registro de visitantes en la empresa?

  1. Registro previo y gestión de los datos del visitante, de manera que se pueda identificar la identidad del visitante y el motivo de la visita 
  2. Escaneado de ID, que puede ser a través de una tarjeta física o una aplicación móvil
  3. Seguimiento de la entrada, salida y registro en tiempo real, para obtener información sobre el tiempo que ha durado la visita
  4. Obtener informes periódicos sobre los visitantes, que ayudará a la empresa a llevar un control del número de visitantes que recibe en su oficina

Envoy Visitors - Configura tu directorio de empleados y roles de administrador (vídeo en inglés con subtítulos en inglés disponibles)
  • Versión gratuita: Sí, y también ofrece prueba gratis.
  • Calificación general: 4,8/5
  • Facilidad de uso: 4,8/5
  • Atención al cliente: 4,8/5
  • Funcionalidades: 4,7/5

Envoy es una herramienta que permite a las empresas gestionar sistemas de trabajo híbridos. Entre sus productos, cuenta con una solución para control de visitantes, reserva de escritorios y salas de reuniones, así como con una app para empleados llamada Protect, que sirve para coordinar horarios in situ.

La solución de control de visitantes de Envoy ofrece funcionalidades tales como mapas interactivos, notificaciones instantáneas para que los empleados sepan cuándo llegan sus visitas, análisis e informes, firma digital de documentos y captura de fotos. Las versiones Premium y Enterprise incluyen flujos de registro de visitantes personalizables.

En cuanto a la configuración del hardware, será necesario un iPad (generación 3 o posterior) que permitirá instalar el terminal de recepción de visitantes. Envoy cuenta con una versión gratuita y también ofrece una prueba de 14 días para los planes de pago.

Demostración de la aplicación web de Kadence (vídeo en inglés con subtítulos en inglés disponibles)
  • Versión gratuita: No.
  • Calificación general: 4,7/5
  • Facilidad de uso: 4,9/5
  • Atención al cliente: 4,9/5
  • Funcionalidades: 4,2/5

Kadence es una herramienta que ayuda a las pymes a coordinar a personas y espacios. Tiene dos tipos de planes, Pro y Enterprise, incluyendo este último todas las funcionalidades del primero y además integraciones personalizadas y un profesional dedicado de experiencia de cliente. El plan Enterprise tiene un precio negociado.

Entre sus funcionalidades principales, Kadence incluye la posibilidad de activar usuarios, edificios, escritorios y salas ilimitadas. La herramienta permite hacer seguimiento de cada persona que entra en la oficina en tiempo real o con antelación, así como de las reservas y el uso del espacio con datos de rastreo de contactos. 

Kadence ofrece una aplicación para que los usuarios que la descarguen puedan planificar sus reservas desde el teléfono móvil. Las empresas pueden probar Kadence durante 14 días de forma gratuita, pero tras este periodo es necesario adquirir una suscripción para utilizar la plataforma. 

Haz seguimiento de tus visitantes con Sine (vídeo en inglés)
  • Versión gratuita: No.
  • Calificación general: 4,4/5
  • Facilidad de uso: 4,3/5
  • Atención al cliente: 4,4/5
  • Funcionalidades: 4,1/5

Sine es un software para gestionar visitas que puede ser utilizado en la nube, en el teléfono móvil y en versión desktop. Esta herramienta ofrece diferentes tipos de planes de pago, con precios que varían en función del número de registros o check-ins mensuales. Además, los planes Large y Enterprise cuentan con funcionalidades extra, como integraciones adicionales y autenticación SSO.

Al configurar el quiosco de registro o terminal de entrada en un iPad, las empresas pueden personalizar la apariencia del programa en el dispositivo. Cuando un visitante llega al lugar, introduce sus datos y el anfitrión recibe una notificación por email, SMS o la propia app de Sine. Entre sus funcionalidades, también incluye la captura de la identificación del visitante con foto en el momento del registro.

La aplicación móvil de Sine permite que el visitante efectúe el proceso de registro con una tecnología que crea una delimitación del perímetro. Al configurar Sine con una impresora, también es posible imprimir las credenciales de los visitantes de manera automática. Ofrece la opción de crear listas de vigilancia (lista blanca y lista negra), así como aceptar o rechazar visitantes con mensajes personalizados. 

Creación de flujos personalizados de visitantes con SwipedOn (vídeo en inglés con subtítulos en inglés disponibles)
  • Versión gratuita: No.
  • Calificación general: 4,7/5
  • Facilidad de uso: 4,8/5
  • Atención al cliente: 4,8/5
  • Funcionalidades: 4,4/5

Con SwipedOn, una empresa puede recibir visitas en sus instalaciones utilizando un iPad o tablet con la aplicación de SwipedOn instalada. También permite el registro sin contacto mediante código QR, de forma que los visitantes rellenan un formulario en su navegador web para completar el registro. SwipedOn solo ofrece planes de pago, pero todos cuentan con un periodo de prueba gratuita de 14 días.

Todos los planes ofrecen las funcionalidades básicas, que incluyen, al menos, un dispositivo o código QR, registro sin contacto y visitantes ilimitados. En cuanto al número de empleados, los planes Lite y Starter incluyen 15 y 50 cuentas, respectivamente; mientras que los planes Business y Enterprise no tienen un límite de empleados.

Este software de control de visitantes incluye, en su plan Starter, impresión de tarjetas de identificación, acuerdos digitales y la opción de aprobar o denegar visitas. En su plan Business los usuarios pueden acceder a funcionalidades como la sincronización de múltiples ubicaciones, gestión del trabajo en remoto, vista en tiempo real de la entrada o salida de los empleados. Su plan Enterprise incluye, además de todas las funcionalidades anteriormente mencionadas, la personalización del flujo de visitantes, notificaciones vía Slack, soporte prioritario y un gestor de cuentas dedicado, entre otras.

Gestiona las visitas en tus oficinas de forma eficaz

Tras los cambios en los entornos laborales de los últimos años, las empresas están reconsiderando sus protocolos de seguridad y de seguimiento de empleados, así como los flujos de gestión de visitas en sus oficinas. Es por ello que las herramientas de registro de visitantes pueden resultar muy útiles para pymes que trabajan tanto en modelos presenciales como híbridos o remotos.

La finalidad de un software para el control de acceso de visitantes es la de optimizar la gestión de las visitas, a la vez que se vela por la seguridad de las instalaciones, personas y datos de los empleados. Cuando los modelos de trabajo se reinventan, herramientas como el software de gestión de visitas pueden ayudar a mantener el espacio de trabajo organizado, protegido y automatizado.

¿Quieres saber más sobre estas y otras aplicaciones similares? Visita nuestro catálogo de software para control de visitantes.


Metodología utilizada para la selección de software para control de visitantes:

  • Son productos que cumplen con nuestra definición de herramientas para control de visitantes: el software para control de visitantes permite a las organizaciones agilizar el proceso de registro de los visitantes. Ayuda a rastrear y gestionar la información de los visitantes para garantizar la seguridad de los empleados y de las instalaciones. Este tipo de software suele incluir escaneado de documentos de identidad, registro previo de personas, notificaciones por correo electrónico e impresión de tarjetas de visitante.
  • Presentan las características principales que asociamos a esta categoría: gestión de contactos y seguimiento de visitantes.
  • Han recibido más de 20 opiniones en GetApp en los últimos dos años.
  • Su valoración media por parte de los usuarios es de 4 puntos sobre 5 o más en los últimos dos años.
  • Sus plataformas o páginas de administrador están disponibles en español.
  • Disponen de una aplicación móvil.


Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.

Sobre la autora o el autor

Alejandra es Content Analyst y periodista. Especializada en nuevas tendencias en tecnología y marketing B2B. Sus grandes pasiones: literatura, viajes y misterios.

Alejandra es Content Analyst y periodista. Especializada en nuevas tendencias en tecnología y marketing B2B. Sus grandes pasiones: literatura, viajes y misterios.