Existen varios enfoques para planificar y ejecutar tareas de manera eficiente y ayudarte a alcanzar el éxito de tu pyme. La metodología OKR es uno de ellos y tiene relación estrecha con qué plan tienes para tu negocio y cómo puedes implicar a tus empleados para establecer pequeños hitos que os ayuden conjuntamente a seguir este plan.
En este artículo
A la hora de establecer y lograr los objetivos, la metodología OKR se enfoca en maneras de definir y afrontar estos objetivos de forma colaborativa entre todo el organigrama, de modo que la cultura empresarial y la visión de tu negocio se comparten entre todos.
¿Qué es OKR? Es una metodología para simplificar la gestión del negocio que se basa en definir objetivos ambiciosos a corto plazo, que pueden ser compartidos entre departamentos de una empresa. Se puede aplicar en el día a día de cualquier tipo de organización, sin importar el tamaño o el sector al que se dedique. En la actualidad existen aplicaciones para software OKR que permiten trazar esta hoja de ruta, gestionarla y medirla.
Puede parecerte un enfoque más de los muchos existentes, pero Google utiliza la metodología ORK desde el año 1999, cuando era una pyme de alrededor de 40 empleados. Ahora es un gigante tecnológico y de servicios de Internet con más de 60 mil empleados en todo el mundo y sigue utilizando este enfoque. Cuando pensamos en qué es OKR, lo que destaca es su capacidad de adaptación a todo tipo de negocio, incluidas pymes, para mejorar el desempeño de los empleados y adaptarse a entornos cambiantes.
¿Qué es OKR?
OKR es la abreviatura de Objectives and Key Results, que traducido al español es Objetivos y Resultados Clave. Dentro de la metodología OKR, un objetivo se entiende como aquello que desde la dirección de la empresa, los empleados y el conjunto de la organización se quiere alcanzar. Tanto objetivos como resultados clave se pueden definir de manera colaborativa por cualquier miembro de la organización, aunque siempre enfocándolos con una visión estratégica. El resultado clave sirve para entender si se está cumpliendo el objetivo.
Veamos con algo más de detalle los elementos de una OKR:
· Objetivos : son las metas que deseas alcanzar, los propósitos. Estos marcan la dirección en la que tu empresa quiere desarrollarse en el futuro. Los objetivos tienen que ser claros y precisos, para que todas las personas los tengan presentes y se alineen para conseguirlos.
· Resultados clave: tienes que verlos como una trayectoria con cierta distancia y tiempo que indica el final de un camino. Cada objetivo tiene asociados 2-5 resultados clave. En la metodología OKR, se consideran elementos cuantificables, métricas con valores iniciales y métricas con los valores ‘al llegar a la meta’, para poder medir así el progreso hacia un objetivo.
· Iniciativa: si el objetivo marca el destino y el resultado es la distancia a recorrer, la iniciativa establece los medios que vas a utilizar para llegar a la meta. Son las acciones necesarias para avanzar hacia los resultados clave y vinculan el trabajo de varios departamentos. Describen lo que se hará para alcanzar los objetivos, y por ello deben ser específicas, alineadas y medibles.
Diferencias entre OKR y KPI
OKR e KPI (indicadores clave, por sus siglas en inglés) no son lo mismo. Gartner explica la diferencia entre ORK y KPI (documento de acceso exclusivo para clientes, en inglés):
- OKR es una metodología de establecimiento de objetivos que ayuda a las organizaciones a centrarse en los objetivos deseados (el qué) y en los resultados clave (el cómo).
- Los KPI son indicadores de rendimiento (el qué tan bien se está haciendo) frente a unas expectativas establecidas. Miden el rendimiento de un equipo, de un proceso o de una estrategia frente a metas establecidas. Los KPI pueden variar en cada departamento, y suelen ser distintos para los empleados, según su nivel en el organigrama.
Cuándo se debería usar la metodología OKR
Como hemos visto, en la metodología OKR encontramos objetivos y resultados clave. Según Gartner, los objetivos describen lo que hay que lograr en el futuro. Se centran en la identificación de los resultados clave necesarios para alcanzar un objetivo compartido.
Los responsables de departamentos o equipos y sus miembros se basan en los OKR para saber fácilmente cómo progresar y, en última instancia, reconocer el éxito al llegar a él.
Por otro lado, los resultados clave se forman como expresiones numéricas del progreso hacia el éxito de los objetivos.
Bajo este contexto, Gartner considera que los OKR se deberían usar:
- Como parte de la conversación sobre la estrategia de la pyme, y para alinear la organización de cada departamento con los objetivos y prioridades estratégicos o empresariales.
- No son para lo que ya existe en el negocio, para hacer lo de siempre, sino que se deben utilizar cuando una estrategia importante o una prioridad crítica requiere de la participación de múltiples equipos. Como tal, el enfoque, la alineación y la capacidad de seguimiento y ajuste son vitales para el éxito. Proporcionan un medio para involucrarse y relacionarse entre departamentos y definir claramente las responsabilidades para lograr resultados importantes y mejorar el rendimiento de las competencias.
- Cuando se quiera mejorar la agilidad de las entregas o de la producción, utilizando un proceso de orientación flexible para revisar continuamente los cambios que necesita tu pyme y ajustar las contribuciones de cada departamento en consecuencia.
¿Por qué OKR es diferente?
A diferencia de otras metodologías más clásicas, OKR destaca por su enfoque transversal. También por una visión colaborativa, participativa, que propone retos en el desempeño de las personas.
Su propósito no es modificar el organigrama o la jerarquía de tu negocio, sino conseguir una alineación de equipos y personas con la estrategia de tu pyme y compartir la visión estratégica del negocio y la cultura empresarial.
Las metas se establecen en plazos razonablemente cortos, como trimestres. De esta forma se mantiene siempre un ritmo para que el desempeño del trabajo sea eficiente y se puedan cumplir las tareas. Además, se acompañan de resultados de forma constante -por ejemplo, cada semana o quincena- para poder hacer ajustes rápidos y garantizar un trabajo consistente.
Otra de las características y ventajas de la metodología OKR es su transparencia: tu área de contabilidad puede ver los OKR que se ha marcado el área de recursos humanos, por ejemplo. Las pymes, que no suelen tener mecanismos de control como las grandes empresas, tienen en los OKR un aliado: se trata de una manera de garantizar que los equipos estén alineados, evitando personalismos y falta de información entre empleados.
Cómo puede beneficiarse tu pyme de la metodología OKR
Al aplicar la metodología OKR, tu pyme se alejará de trabajar de una forma tradicional, unidireccional y sin retroalimentación, a la hora de plantear y gestionar los objetivos. Dejarás atrás una mentalidad de líder controlador y te acercarás a otra donde las decisiones se toman desde varias estancias de tu organigrama de forma colaborativa y participativa entre áreas y departamentos. Aumentará, así, la participación de tus empleados.
Sabemos que implementar una nueva metodología puede suponer mucho tiempo. Es normal que en tu pyme podáis estar hasta seis meses para definir vuestras metas y objetivos, y para ayudarte existe software para desplegar la metodología OKR. Pero aparte de la gestión, será necesario un cambio de mentalidad en la cultura de tu pyme para motivar la participación, la colaboración y la coherencia a la hora de que los equipos persigan un fin común y conecten el trabajo diario con los objetivos de equipo y de negocio.
Normalmente los OKR se establecen para períodos trimestrales, pero sin perder de vista los objetivos anuales, para que tu pyme no pierda la perspectiva. Cuando vayáis a implementar una metodología OKR, será importante tener en cuenta los aspectos tácticos -para que, incluso a mitad de semestre, se puedan revisar los OKR- y los aspectos estratégicos desde una perspectiva flexible.
Qué problemas puedes evitar al crear OKR por primera vez
Ahora que sabes qué es OKR, ¿qué errores puedes evitar incluso siendo un principiante?:
- Define siempre OKR que se puedan medir, cortos, simples y fáciles de memorizar. El inversor de capitales de riesgo John Doerr, quien popularizó y otorgó notoriedad a esta metodología, afirma que el secreto del éxito es fijar las metas correctas.
- Los OKR no funcionan en cascada. Involucra a todo el equipo en su creación y aplica la metodología para que los objetivos sean inspiradores y se ajusten a la cultura de tu pyme.
- Evita crear OKR en silos, no separes la información en función de tus departamentos. Estás buscando alinear grupos y personas para que se comuniquen de manera asertiva y transparente para evitar frenos en la colaboración, en cómo fluye la información y, en definitiva, evitar obstáculos que pongan en peligro la eficiencia.
- Limita el número de OKR y resultados clave. Se trata de las prioridades para alcanzar el propósito de tu negocio, no de listados de tareas.
- Distingue bien entre iniciativas y resultados clave. Las iniciativas se ejecutan, los resultados clave refieren al éxito de lo que estáis haciendo. Los resultados clave te ayudan a evaluar si vais por buen camino hacia la consecución del objetivo.
- Integra la metodología OKR como parte de la cultura de tu pyme para que no caiga en saco roto y se establezca un período trimestral de seguimiento.
- No imites a las grandes empresas sin más. Entiende qué es OKR, qué principios rigen esta metodología e impleméntala según tus necesidades.
