Seis estrategias para crear un plan de implantación de software eficaz y evitar los obstáculos que puedan surgir durante la implementación.
Independientemente de si el objetivo es pasar de las hojas de cálculo a las herramientas BI o sustituir el sistema de correo electrónico antiguo por un software para gestión informática, el primer paso de un extenso proceso es decidir qué tipo de soluciones Saas (Software-as-a-Service) puede resolver tus problemas.
Si no se crea un detallado plan de implantación de software, es posible que las expectativas que se generen sean poco realistas, que se pasen por alto las repercusiones que puede tener y que los empleados se frustren, entre otros muchos problemas.
En el periodo que transcurrió entre 2018 y el segundo trimestre de 2019, Gartner recibió el doble de consultas de aplicaciones SaaS en comparación con la implantación de SaaS (informe completo disponible para los clientes de Gartner). Este factor es fiel reflejo de que la mayoría de las organizaciones están más centradas en el producto que deben comprar que en el proceso de implantación. El motivo, en parte, es que el software empresarial se suele publicitar haciendo hincapié en estas características y se resta importancia a los desafíos que puede suponer su implantación.
Afortunadamente, es posible evitar la aparición de los obstáculos habituales de la implantación de software mediante el desarrollo de un plan sólido que comprenda estas seis estrategias.
1. Las ofertas de los proveedores deben ajustarse a tus necesidades
Céntrate en lo que el software debe hacer por la empresa en lugar de en lo que puede hacer. Hay que tener en cuenta que el software empresarial no se ha creado para una sola organización. Se ha diseñado para abarcar el mayor número de organizaciones posible. No dejes que te impresionen los imponentes sitios web de los proveedores o las modernas estrategias de marketing. No olvides que lo que te interesa no es toda esa parafernalia, sino un software empresarial que simplifique los procesos que ya tienes implantados o que normalice los que todavía no están del todo definidos.
A menudo, todo ello requiere moldear los flujos de trabajo para que encajen con el nuevo marco del software. El objetivo a la hora de debatir tus necesidades con los proveedores es decidir exactamente cómo se pueden adaptar los procesos de la empresa a su producto y si los resultados van a verse mejorados o no a fin de contribuir a que la organización pueda conseguir sus objetivos con mayor facilidad.
Es necesario saber qué nivel de asistencia se va a recibir, tanto durante la implantación como después de ella. Pregunta al proveedor si ofrece formación en tus instalaciones. Averigua también si tienen disponible la opción de asistencia técnica durante las 24 horas o te dejarán solo ante el peligro en algún momento. Las respuestas a todas estas dudas pueden variar en función del paquete que se haya seleccionado.
Además, al implantar un SaaS, estás permitiendo el acceso de terceros a los datos de tu organización. Para minimizar los posibles problemas de cumplimiento de normativas de datos, es esencial que compruebes que el software cumple con las regulaciones y las certificaciones pertinentes del sector.
2. Procede con la diligencia debida
Antes de tomar la decisión de compra, debes asegurarte de que entiendes perfectamente los acuerdos de nivel de servicio, las obligaciones contractuales y cualquier cargo adicional posible.
Para actuar con la diligencia debida, sigue estos pasos:
- Consulta a los clientes de referencia del proveedor para conocer sus experiencias e identificar los posibles puntos débiles que no hayas detectado. Te dará la oportunidad de evaluar las promesas que hace el proveedor con casos reales.
- Pregunta los motivos por los que han elegido el producto del proveedor en cuestión, si están satisfechos con el rendimiento sobre la inversión y si han tenido gastos imprevistos. Plantéate también preguntar si se les ha compensado de alguna forma por ser un cliente de referencia.
- Consulta las opiniones sobre los productos para evaluar la utilidad del software y para ver si las empresas del sector están utilizando ese producto con los mismos fines que la tuya. De hecho, las opiniones que aparecen en GetApp están clasificadas por el tipo de sector y por el tamaño de la empresa del usuario que está enviando la opinión.
- Los usuarios que envían opiniones sobre el producto suelen facilitar información profesional o detalles sobre sus perfiles de LinkedIn. Puedes contactar con ellos para solicitarles información detallada sobre su experiencia con el producto.
- Fomenta la participación de asesores experimentados a la hora de buscar ayuda con la implantación del software. No obstante, no olvides que la contratación de un asesor puede resultar costosa y que exigirá, además, más comprobaciones de las referencias. Asegúrate de que cuentan con experiencia pertinente en tu línea de negocio.
3. Plantéate las repercusiones que tienen el quién, el qué y el cuándo
Cerciórate de a quiénes va a afectar la implantación del nuevo software, los sistemas que va a sustituir y el momento en el que la implantación podría tener menos repercusiones.
- ¿A quién afecta? Obtén información al respecto consultando a los miembros oportunos de cada departamento. Identifica a los usuarios del software de cada departamento y documenta cómo se verá afectado su flujo de trabajo.
- ¿Qué se va a sustituir? Si vas a reemplazar un sistema que ya tienes en marcha, debes identificar y minimizar la duplicación de datos y de procesos. Además, que el nuevo software cuente con una función determinada no quiere decir que sea necesario utilizarla. Es lógico limitar la implantación inicial a funciones específicas e incorporar nuevas características con el tiempo.
¿Cuándo se debe llevar a cabo? Elegir un mal momento puede alterar todo el plan de implantación de software. Reduce al máximo la posible repercusión del tiempo de inactividad cuando tomes la decisión de cuándo se debe llevar a cabo y cuándo no. Detecta los proyectos que tienen plazos ajustados, limita las fechas y plantéate distribuir una encuesta para que los empleados puedan valorar sus preferencias. Existen una gran cantidad de software de encuestas gratuito que puedes utilizar con este fin.
4. Considera a los superusuarios tus mejores aliados
Asigna la función de superusuarios a aquellos empleados que vayan a dominar el nuevo software y que ayudarán a los demás a aprender a utilizar los nuevos flujos de trabajo y a adaptarse a ellos. Debes elegir a los superusuarios en función de sus competencias técnicas y de su relación con el resto del equipo. También se pueden seleccionar de entre aquellos trabajadores que hayan abogado por la implantación de la nueva herramienta, dado que mostrarán más entusiasmo en el proyecto.
Es necesario implicar a los superusuarios en las fases tempranas del proyecto: en el momento que comience el proceso de selección del software. Deben estar presentes en las demos del producto y participar en la formación de usuarios.
Durante la implantación, los superusuarios deben mantenerse al tanto de todas las actualizaciones, problemas o fallos técnicos que surjan y deben contar con todas las herramientas necesarias para servir de enlace entre la dirección y los usuarios finales. Después de la implantación, los superusuarios pueden contribuir a poner al día a las nuevas contrataciones o a los usuarios y convertirse en una fuente de recursos continua.
5. Haz un seguimiento oficial del plan de implantación del software
Si el plan de implantación de software es relativamente sencillo, posiblemente, para el seguimiento de su evolución, solo será necesario contar con una herramienta gratuita, como
. Sin embargo, en el caso de los planes algo más complejos, puede resultar útil contar con una herramienta de gestión de tareas más integral. También es posible hacer un seguimiento de las tareas mediante un recurso con el que los empleados ya hayan trabajado antes.
6. No ocultes nada a los usuarios finales
La comunicación es crucial para que la implantación de software sea un éxito y es posible que sea preciso explicar las razones por las que hay que llevar a cabo el cambio. Puede que la solución que ya tenías se haya quedado obsoleta y sea necesario reemplazarla con una de mayor capacidad o quizá hace falta una nueva solución para resolver problemas que han ido surgiendo.
Explica a los empleados todas las ventajas del nuevo software y cómo va a facilitar su trabajo. Personaliza los mensajes en función de la forma de utilizar el software de cada departamento de la empresa.
Especificar las razones del cambio y definir las ventajas previstas tranquilizará a los trabajadores más escépticos y ayudará a convencer a los que piensan que los métodos antiguos son suficientes.
Los planes de implantación de software no son un camino de rosas
Adaptarse a una tecnología nueva siempre conlleva cierto nivel de frustración. Adornar la transición a un sistema nuevo con elogios únicamente da lugar a la creación de expectativas excesivas y a la desmotivación del personal. Es mejor presentar el cambio como un desafío que se puede superar y que unirá al equipo.
Consulta nuestra página de categorías de software para seleccionar las herramientas de software que pueden facilitar el proceso de implantación. También puedes consultar las descripciones del producto y las opiniones de los usuarios a la hora de evaluar la utilidad del software.
