¿Te sientes abrumado por las diferencias y similitudes de productos durante tu proceso de compra? Usa esta lista de comprobación de demos de software y obtén las respuestas que necesitas para elegir el adecuado.
Por lo general, las demos de software son el escaparate en el que el proveedor exhibe su producto. En ellas se presentan las características, cómo funciona la herramienta, se da una visión general de su aspecto y se muestran algunos casos prácticos. Cabe suponer que estas presentaciones o demos se crean a partir de plantillas y que se muestran sin apenas variaciones.
Pero como comprador, este tipo de presentaciones no suelen ser lo que necesitas. Por muy importante que sea comprender las características de la herramienta, es preciso convertir la demo del software en un espacio en el que formular preguntas y tener claros los retos más comunes que podrían surgir con la herramienta.
Para ayudarte, en este artículo presentamos una lista de comprobación de demos de software, incluye cinco puntos en los que debes centrarte y qué debes preguntar al proveedor sobre ellos.
1. Requerimientos de software
En esta fase de la selección de producto, probablemente tengas claro en qué procesos y objetivos empresariales puede ayudarte el software. Si no es así, dedica un poco de tiempo a enumerarlos.
Antes de la demo, evalúa los requerimientos de software y ten claras cuáles serán las características ”imprescindibles” y ”deseables” para el negocio. Por ejemplo, en una plataforma de eCommerce, la capacidad de aceptar pagos en línea es ”indispensable”, mientras que la integración de las redes sociales es una opción ”deseable”.
Además, prepara una lista de los procesos o escenarios en los que planeas utilizar la herramienta, como aceptar pedidos o gestionar el inventario. Ten a mano esta lista para hacer preguntas en la demo de software.
Por lo general, en esta fase, los proveedores tienden a profundizar en las características que más les gustan. Pero puede que estas no sean las características más relevantes para tu negocio. Por lo que vuelve a consultar tu lista y averigua sobre las funcionalidades que son más importantes para ti. Presenta un par de procesos o situaciones con los que necesites ayuda y comprueba si el proveedor puede enseñarte cómo se ajusta a ellos la herramienta.
Preguntas relacionadas que plantearse:
Pregunta: ¿Quiénes son tus clientes actuales? [La lista no tiene que ser exhaustiva.]
Objetivo: Para saber si otros negocios como el tuyo ya están utilizando la herramienta.
Pregunta: ¿Con qué frecuencia se actualiza el software?
Objetivo: Para saber si la herramienta está al día con los requisitos cambiantes del mercado.
Pregunta: ¿Pueden importarse los datos actuales de una sola vez?
Objetivo: Para saber si la herramienta encaja con los datos y la infraestructura de TI ya existentes
2. Diferenciación del producto
Los diferenciadores del producto son las características o funcionalidades de la herramienta que ofrecen un valor único y no son frecuentes en otras herramientas del mercado.
Por ejemplo, para un software CRM, la capacidad para registrar la actividad de los clientes en las redes sociales dentro de la aplicación podría ser una característica diferenciadora. La integración de la plataforma de eCommerce para controlar los pedidos e informar sobre el envío y la entrega al cliente podría ser una buena incorporación.
Sin embargo, para hablar de diferenciadores del producto, es importante entender primero qué ofrecen las mejores herramientas del mercado.
Preguntas relacionadas que plantearse:
Pregunta: ¿Puedo controlar qué información pueden ver ciertos empleados?
Objetivo: Para ver si el software se ajusta a la estructura jerárquica de tu empresa.
Pregunta: ¿Cuál es el historial de funcionamiento del software? ¿Existe algún acuerdo de nivel de servicios (SLA, por sus siglas en inglés)?
Objetivo: Para saber si tendré que preocuparme de que el software esté a menudo fuera de servicio por mantenimiento o por otras causas.
Pregunta: ¿Qué pasará con mis datos si decido cambiar de software?
Objetivo: Para saber si el proveedor se centra en el crecimiento de tu negocio o si te frena con datos cifrados e intransferibles.
3. Coste total de propiedad
Ya sea una herramienta basada en la nube o instalada en el dispositivo, el precio real por usarla puede ser mucho más alto que el indicado en la etiqueta del producto.
Por ejemplo, con un software de gestión de almacenes, el proveedor podría añadir como gastos complementarios las cuotas por usuarios o integraciones adicionales, los costes por el servicio de asistencia al cliente o por implementación única. Otros posibles gastos que prever son la actualización de los sistemas informáticos, la inversión en una conexión a internet con mayor ancho de banda o la compra de equipos como lectores de códigos de barras.
Aprovecha la demo de software para abordar estos costes. Infórmate sobre las cuotas por añadir a más usuarios, plantea escenarios hipotéticos que requieran personalización o consulta los costes por implementación. Infórmate sobre los gastos de almacenamiento, requisitos de infraestructura, soporte y cualquier posible actualización que sea precisa.
Preguntas relacionadas que plantearse:
Pregunta: ¿Necesitaré actualizar la infraestructura de TI para utilizar esta herramienta?
Objetivo: Para garantizar que la herramienta sea compatible con tu infraestructura actual y no incurra en costes elevados por actualización.
Pregunta: ¿Qué ocurre si necesito reducir el número de usuarios del plan?
Objetivo: En casi todas las herramientas es más fácil ampliar; sin embargo, algunos proveedores pueden no ser igual de flexibles para reducir la escalabilidad.
Pregunta: ¿Se pueden integrar herramientas XYZ de forma gratuita?
Objetivo: Para prever si integrar la herramienta con otras podría costar dinero.
4. Asistencia y formación de los proveedores
Los requisitos de asistencia y formación de los proveedores suelen estar entre los puntos que los usuarios suelen olvidar. Sin embargo, son fundamentales para la adopción y el éxito de cualquier software.
Existen ciertas variaciones en cuanto a los costes por asistencia. Algunos proveedores cobran más por diferentes niveles de asistencia (como correo electrónico frente a llamadas telefónicas) y algunos solo ofrecen asistencia a los usuarios de pago, mientras que otros proporcionan un pase rápido a usuarios especiales.
Comprueba también el tipo de formación que ofrece el proveedor para adoptar la herramienta. Esto es importante porque para las herramientas que no son tan técnicas se suele necesitar menos formación que para aquellas que sí lo son.
Preguntas relacionadas que plantearse:
Pregunta: ¿Cuáles son los puntos de fricción más comunes para alguien que utiliza la herramienta por primera vez?
Objetivo: Para estar preparado ante los posibles retos y poder hacerles frente con antelación.
Pregunta: ¿Qué tipo de formación se ofrece durante la implementación?
Objetivo: Para garantizar que el proveedor proporciona una asistencia de formación adecuada para ayudar a tu equipo a aprender a utilizar la herramienta.
Pregunta: ¿Qué tipo de asistencia se ofrece tras la implementación?
Objetivo: Algunos proveedores ofrecen un único punto de contacto para la asistencia, lo que facilita el proceso de resolución de reclamaciones.
5. Almacenamiento y protección de datos
Los negocios que utilizan demos de software tienden a centrarse tanto en las características y en los costes que a veces pasan por alto las medidas de almacenamiento y protección de datos. La falta de una protección de datos adecuada puede suponerle al negocio una elevada cantidad de información filtrada y multas por indemnización.
Ya sea un programa para videoconferencias o un software de gestión de campañas, cada uno tiene un protocolo para almacenar los datos de los usuarios de forma segura. Esto es aún más importante si la herramienta está basada en la nube, ya que una gran parte de la seguridad estará en manos del proveedor y fuera de tu control.
Compara herramientas basadas en la característica de seguridad de datos en GetApp (Fuente)
Aprovecha la demo del software para obtener una visión detallada de cómo el proveedor almacena los datos y los mantiene seguros. Comprueba si mantienen su propia red de servidores (cómo y dónde) o si usan un proveedor de servicios en la nube. Y, lo más importante, comprueba que cumplen con las normas de seguridad del sector como la ISO/IEC 27040.
Preguntas relacionadas que plantearse:
Pregunta: ¿Se ajusta la herramienta a los requisitos de la norma de protección de datos del sector?
Objetivo: Para saber si la herramienta ha añadido la capa de seguridad que piden ciertos sectores como el sanitario y el financiero.
Pregunta: ¿Se ajusta la herramienta al PCI DSS?
Objetivo: Para garantizar que la herramienta es segura para aceptar pagos en línea.
Pregunta: ¿Ha sufrido la herramienta una filtración de datos o ha sido hackeada alguna vez? En caso afirmativo, ¿cómo se gestionó la situación?
Objetivo: Incluso las mejores herramientas sufren filtraciones, por lo tanto, descubre cómo gestiona el proveedor este tipo de situaciones.
Que no te abrumen las opciones
Es importante darse cuenta de que las demos de software no tienen demasiadas opciones. Antes de llegar a esta fase, deberías:
- Revisar minuciosamente las características de la herramienta.
- Comparar la herramienta con la competencia a través de la función ”comparar” en páginas web de terceros como Getapp.
- Leer las opiniones para conocer las experiencias de usuarios existentes.
- Echar un vistazo al tutorial de la herramienta en la página web del proveedor o en plataformas como YouTube.
Idealmente, cuando llegues a la fase de demo de software, deberías reducir la lista de 3 a 5 opciones. Ten a mano en cada demo un cuaderno en el que anotar los aspectos importantes y evaluar cada software (sobre 10 o sobre la escala que prefieras) según los parámetros que se han mencionado, y compara los resultados para tomar la decisión final.
