Aprende el qué, el por qué y el cómo de un estudio de viabilidad de un proyecto para ayudarte a averiguar si tu idea es factible.
Pongamos que tienes una idea para un nuevo producto, servicio o estrategia empresarial. Antes de empezar el documento de planificación del proyecto que presentarás para que sea aprobado, hay que hacer es preguntarse: “¿Es factible?”. ¿Cuentas con el personal, las herramientas y el enfoque necesarios para que funcione? ¿Es el proyecto oportuno en el que trabajar y es el momento idóneo para hacerlo? Si no es así, es probable que no logres convencer a tu jefe para que apoye la idea.
Este artículo te ayudará a empezar. Primero te explica en qué consiste el estudio de viabilidad de un proyecto y qué preguntas básicas debes resolver antes de decidirte a poner en marcha tu idea.
¿Qué es un estudio de viabilidad de un proyecto?
Un estudio de viabilidad es una evaluación estructurada de la viabilidad de una nueva idea de negocio, ya sea un plan propuesto, un nuevo producto u oferta, o una nueva estrategia empresarial. El objetivo principal de un estudio de viabilidad es determinar si se puede cumplir el objetivo del plan de forma eficaz y con una cantidad razonable de tiempo y de dinero.
Al final de un estudio de viabilidad, crearás un informe para presentar las conclusiones a los principales interesados para que las revisen. Si los resultados son aceptables, es decir, la idea es viable, el informe se añadirá a un plan de proyecto y se podrá iniciar la siguiente fase de este.
Una vez que ya sabes lo que es un estudio de viabilidad, vamos a ver cómo llevarlo a cabo.
6 pasos para crear un estudio de viabilidad de un proyecto
Tener buenas ideas es estupendo, pero las ideas buenas y factibles son las que tendrán éxito. No tiene sentido desperdiciar el tiempo de la gente y el dinero de la empresa en un proyecto que probablemente no tenga éxito ni ofrezca los resultados esperados para tu negocio.
Sigue estos pasos cuando efectúes un estudio de viabilidad de un proyecto:
1. Esboza el plan y elabora un análisis preliminar
Empieza con el documento de alcance del proyecto, si lo tienes, o redacta un esquema del plan. Tienes que exponer claramente cuál es la idea antes de empezar a averiguar si vale la pena llevarla a cabo. A continuación, responderás a las siguientes preguntas para realizar el análisis preliminar:
- ¿Por qué es importante este plan para la empresa?
- ¿Se trata del resultado de los cambios en el mercado o quizás un proyecto de pasión de alguna de las partes interesadas?
- ¿Cuál es el panorama actual del mercado para esta idea?
- ¿Existen soluciones similares o alternativas en el mercado?
- ¿Se ha efectuado este plan antes?
- Recuerda hacer esta pregunta no solo sobre los competidores, sino también sobre si la empresa ya lo ha intentado.
- ¿Qué harás de forma diferente para garantizar que el plan funcione?
- ¿Puedes producir el producto o servicio con mayor calidad o menor coste que los competidores?
- ¿Existen riesgos en la ejecución de este proyecto?
- Identifica además, ¿cuáles son los riesgos de no hacerlo?
2. Realiza un estudio de mercado o un análisis de mercado
Ahora que sabes a qué te quieres dedicar, es el momento de hacer un estudio de mercado para asegurarte de que entiendes el mercado actual. Este paso te ayudará a identificar la demografía de los clientes, los principales competidores, el valor del mercado y la cuota de mercado potencial que puedes esperar conseguir.
Entonces, ¿cómo se hace la investigación de mercados? Lo bueno es que no hace falta que contrates a una consultora de prestigio para que haga la investigación (aunque si tu plan es de alto riesgo podría ser una buena idea). Estos son algunos de los métodos más comunes que puedes utilizar para llevar a cabo un estudio de mercado:
- Organizar grupos de discusión
- Publicar encuestas en línea a través de las redes sociales o de un software de encuestas
- Realiza entrevistas telefónicas con tus clientes o expertos del sector
- Recoge información demográfica de dominios públicos
Puedes combinar los métodos anteriores o idear los tuyos propios. También puede que tengas que volver a realizar una de las encuestas anteriores para poder responder por completo a las preguntas básicas de viabilidad que se abordan en el paso siguiente.
3. Responde a las preguntas básicas de viabilidad
Ahora que sabes exactamente lo que quieres hacer y entiendes el mercado actual, es el momento de examinar la viabilidad del plan. Puedes utilizar las siguientes preguntas como referencia:
- ¿Cuál es la viabilidad operativa de este plan?
- ¿Resolverá el proyecto los problemas que esperas que resuelva? ¿Es la solución fiable y sostenible? ¿La empresa puede permitírselo?
- ¿Cuál es la viabilidad financiera en este momento?
- Básicamente, no olvides asegurarte de que puedes permitirte ejecutar el plan ahora.
- ¿Cuál es la viabilidad económica?
- ¿Justifica el plan su propio coste? Hay que tener en cuenta aspectos como el coste total de ejecución y la rentabilidad prevista.
- ¿Cuál es la viabilidad técnica?
- ¿Dispones de la capacidad técnica y de los recursos para ejecutar el plan a tiempo y dentro del presupuesto?
- ¿Es legal este plan?
- Aunque es probable que tengas una idea general de que la idea es legal (y con suerte lo será), es crucial revisar a fondo cualquier ley o reglamento antes de darlo por sentado.
Responder a estas cinco preguntas será más que suficiente para esta parte del estudio, pero no pases por alto ningún aspecto concreto de tu sector, el tamaño de la empresa o cualquier otro factor que pueda requerir que se deban resolver otras preguntas de viabilidad. Y si no estás seguro, comparte las respuestas que tienes en este momento con una parte interesada clave y que te dé su opinión.
4. Calcula los costes
Ahora tienes que calcular los riesgos fiscales, los ingresos potenciales y los costes de tu plan. Tu cálculo debe ser lo más exhaustivo posible y debe incluir el coste de finalización del proyecto, las inversiones en costes fijos (por ejemplo, hardware, nuevo espacio de oficina) y los costes operativos continuos.
Estas son algunas de las preguntas básicas que debes hacerte al efectuar estos cálculos:
- ¿De dónde saldrá el presupuesto del proyecto?
- ¿La empresa lo paga todo? ¿Se necesitarán inversores externos?
- ¿Podemos permitirnos el lujo de fracasar?
- ¿Cuál es el umbral de lo que estamos dispuestos a perder?
- ¿Cuáles son los costes variables que debemos contabilizar?
- Y, ¿qué pasa con los costes fijos?
- ¿Cuánto hay que ganar para obtener beneficios?
- ¿Cuánto tiempo tardará en ser rentable?
- ¿Cuánto dinero necesitarás para completar el proyecto?
- Además, ¿cuáles son los costes operativos continuos para mantener el plan?
Una vez completado el análisis financiero, deberás volver a las preguntas básicas de viabilidad del segundo paso y añadir o cambiar las respuestas según sea necesario.
5. Pule y revisa el informe de viabilidad
Llevar a cabo un estudio de viabilidad es un trabajo duro, y los resultados son cruciales para tomar una decisión informada. También es posible que tu reputación profesional esté en juego por ayudar a dirigir el negocio en la dirección correcta. Por esta razón, toma distancia de toda la información que has reunido hasta ahora. Tómate un tiempo o un paseo al aire libre. Y luego, vuelve.
Con ojos nuevos, revisa el formato del documento. ¿Son claras tus conclusiones? ¿Son razonables las respuestas? ¿Ofreces la información adecuada? ¿Hay alguna errata? No subestimes la importancia de un documento de informe profesional y limpio.
6. Presenta tus conclusiones
Ha llegado el momento de presentar tu análisis de viabilidad y los resultados a la dirección o a quien sea responsable de aprobar o rechazar el plan. Sé transparente y franco con tus hallazgos.
Has hecho un gran trabajo, así que siéntete orgulloso de mostrarlo aunque la respuesta no sea la que esperabas.
