Qué son las integraciones de software y cómo pueden contribuir al funcionamiento de la empresa

Publicado el 25/6/2021 por Pritam Tamang y Bruno Peláez

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Las integraciones de software contribuyen a aumentar la productividad y ofrecen nuevas perspectivas en cuanto a los procesos del negocio. También tienen la capacidad de ralentizar los procesos si no se implantan de forma estratégica.

Independientemente de que la estrategia  de tu negocio en la actualidad sea la contratación de los talentos más importantes, el conocimiento de los clientes en profundidad o el análisis de las tendencias del mercado, el estudio de los datos es fundamental. 

Los datos son la información sobre los trabajadores, los clientes, los activos de la empresa, etc. que se encuentran almacenados en los diferentes sistemas, como los software de gestión de relaciones con el cliente (CRM), los software de recursos humanos y las soluciones de gestión de servicios de TI (ITSM)

Si el objetivo es sacar el máximo partido a estos datos, hay que combinar todos esos sistemas aislados de manera que el intercambio de información entre ellos sea impecable. Al facilitar el acceso a los datos y agilizarlo, es posible llevar a cabo un seguimiento más eficaz del rendimiento de los sectores de la empresa, como la productividad de los trabajadores, las ventas o las operaciones. 

En este blog te ayudamos a entender de qué forma puedes crear un entorno digital integrado mediante las integraciones de software. 

¿Qué son las integraciones de software?

Las integraciones de software, también conocidas como integración de aplicaciones, permiten la conexión de un grupo de aplicaciones relacionadas para satisfacer las necesidades más importantes de la empresa. Gartner las define como el proceso de habilitar aplicaciones diseñadas de forma independiente para que funcionen en conjunto.

El funcionamiento conjunto de las aplicaciones o de los software se da en varios niveles:

  •       Intercambio o almacenamiento de copias de los mismos datos en diferentes aplicaciones. 
  •       Funciones de acceso de diferentes software en una sola interfaz.
  •       Integración del flujo de actividades entre sistemas distintos.

¿Qué tipos de integraciones de software existen? 

Las integraciones de software tienen lugar entre dos aplicaciones de software diferentes. Al integrar las aplicaciones, es posible compartir información, lo que ahorra tiempo y reduce la posibilidad de cometer errores, dado que la actualización de los datos se lleva a cabo de forma automática en las aplicaciones que se encuentran asociadas.

A continuación se exponen algunas de las formas más habituales de integrar las aplicaciones de software:

  1. Interfaz de programación de aplicaciones (API): La integración mediante API se ha convertido en el método más habitual de conectar programas de ordenador, como aplicaciones, sitios web y bases de datos. Las API son un conjunto de lenguajes de código habituales que permiten a los programas de ordenador acceder a las funciones o datos de otros programas y compartirlos. 
  2. Plataforma de integración como servicio (iPaaS): Se trata de plataformas de servicios de integración basadas en la nube que ofrecen un entorno para desarrollar los flujos de integración entre las aplicaciones locales y las aplicaciones de Software como servicio (SaaS)
  3. Bus de servicio empresarial (EBS): Los EBS son herramientas que se encuentran en medio del proceso y facilitan el intercambio de datos entre dos o más aplicaciones. Las soluciones EBS se suelen utilizar en empresas grandes con una arquitectura orientada a los servicios (SOA, por sus siglas en inglés)* para conectar las aplicaciones internas de la empresa.
*SOA es un tipo de creación de aplicaciones a partir de un conjunto de piezas independientes y sueltas que se pueden reutilizar en otras aplicaciones.

Ejemplos de integraciones de software

Las integraciones de software asocian las herramientas nuevas o las que ya existen de forma que se puedan compartir los datos y las funciones de manera sencilla. 

Un ejemplo son las herramientas de gestión de proyectos (PM). Estas soluciones permiten planificar los plazos de un proyecto, asignar tareas a los miembros del equipo y hacer un seguimiento de su evolución. Sin embargo, para poder gestionar los proyectos de forma eficaz, los equipos deben utilizar también una variedad de soluciones adicionales, como las aplicaciones de mensajería instantánea, los programas para compartir archivos o los software de gestión de correo electrónico

La integración del software de gestión de proyectos con estos sistemas contribuye a que los empleados puedan trabajar de forma más ágil y eficaz. De hecho, la integración con el software de correo electrónico permite a los trabajadores convertir los correos electrónicos en tareas de forma inmediata.

A continuación se exponen algunos ejemplos de integraciones de software: 

  •       Integración con redes sociales: Esta integración se puede llevar a cabo mediante las API de Twitter y Facebook, que actualizan de forma automática las cuentas en el momento en que se publica contenido en el sitio web o en el blog. 
  •       Integración con CRM: La integración se puede implantar entre la herramienta de CRM y la herramienta de email marketing. Hacerlo facilita la creación de las campañas de marketing y su activación directamente en el software de CRM o, al contrario, recibir alertas por correo electrónico sobre cualquier cambio que se produzca en la información de los clientes en el CRM
  •       Integración con la gestión de servicios de TI (ITSM): La integración con ITSM es un proceso complejo que conecta varias soluciones de distintos tipos. Esta integración permite el intercambio de datos entre diversas herramientas, como los software de venta de entradas, los software de gestión de activos informáticos y los software de gestión de licencias, de forma que sea posible automatizar el seguimiento y la elaboración de informes de las solicitudes de servicio procedentes de los usuarios internos y externos. 

¿Qué ventajas tienen las integraciones de software?

A medida que una empresa va creciendo, también aumenta la necesidad de contar con soluciones de software. No obstante, además de la adquisición del software, las empresas también deben asegurarse de que los distintos sistemas funcionan de forma coherente. 

Las integraciones de software llegan a ser fundamentales a la hora de facilitar el intercambio fluido de información entre los diferentes sistemas. Todo ello reduce las posibilidades de cometer errores de los trabajadores al introducir los datos de forma manual en diferentes sistemas que no se encuentran conectados. 

Gracias a la integración de los software, los sistemas se conectan y se ahorra tiempo a medida que se consigue una visión unificada de los procesos desde un solo sistema. Por ejemplo, si te estás planteando adquirir un nuevo sistema de recursos humanos, como un software de seguimiento de la asistencia, la búsqueda de una herramienta que se pueda integrar con la solución de contabilidad puede contribuir a que los cálculos de las nóminas sean mucho más ágiles y precisos.

Ventajas de integraciones de software

¿Qué factores hay que tener en cuenta al emplear las integraciones de software?

Aunque las integraciones de software pueden contribuir a que las empresas lleven a cabo sus tareas con mayor rapidez y se aumente la productividad de los empleados, también pueden convertirse en una carga, especialmente para las pequeñas empresas que no tienen demasiada experiencia en TI y cuentan con presupuestos más ajustados.

La gestión de las integraciones entre varios sistemas puede ser muy compleja y parecer interminable cuando los requisitos evolucionen en el futuro, como cuando hay que añadir nuevos datos o más usuarios a un sistema. Es necesario garantizar que los proveedores de software de los sistemas que se van a integrar son capaces de gestionar las integraciones a medida que cambien las necesidades de la empresa. 

Además, no basta con tener los sistemas integrados. Estos sistemas necesitan actualizaciones periódicas y que se corrijan los errores por parte de los proveedores para evitar que surjan problemas de rendimiento. Algunos proveedores pueden aumentar el precio para incluir los costes de asistencia técnica; es posible que también sea necesario invertir en la contratación de un equipo de TI para mantener al día las integraciones de los sistemas.

Por último, los proveedores tienen costes diferentes para las integraciones de los sistemas. Algunos cobran una tarifa única, pero otros cobran cada vez que la API recibe una llamada, lo que puede aumentar exponencialmente los costes de la integración.

Problemas que pueden surgir con las integraciones de software

Preguntas frecuentes sobre las integraciones de software

Para asegurarte de que estás invirtiendo en las integraciones de software adecuadas, es necesario que tengas en cuenta las siguientes cuestiones fundamentales.

¿Cuánto cuesta la integración del software? Las integraciones pueden consistir en algo tan simple como los complementos, que permiten que automáticamente puedas publicar los artículos de un blog en un canal de redes sociales. También pueden ser más complejas, como las que utiliza un banco para presentar de forma automática los informes de conformidad mediante las llamadas a las API que suministran los organismos normativos. Por lo general, cuanto más complejo sea el requisito de integración, más recursos económicos habrá que invertir. 

¿Debería integrar todas las soluciones de software con las que trabajo? La respuesta depende de las necesidades de la empresa y del ROI general que conlleve la integración del software. 

Por ejemplo, antes de integrar una solución de CRM con la herramienta de correo electrónico, estudia detenidamente la importancia que tiene el correo electrónico para la empresa. ¿El marketing por correo electrónico es el método de empresa más importante para captar clientes? Si la respuesta es afirmativa, la integración merecerá la pena. 

También hay que tener en cuenta el tiempo y los recursos económicos que va a conllevar. Si los proveedores de ambas soluciones cuentan con integraciones incorporadas para la otra herramienta, es posible que el proceso dure tan solo unos días. Sin embargo, si es necesario solicitar a ambos proveedores una integración a medida, el proceso puede resultar menos económico y prolongarse más.

¿La integración puede poner en peligro la seguridad de los datos? Las integraciones de software requieren de forma indefectible que se compartan los datos entre distintos sistemas. Todo ello puede suponer un problema de seguridad si hay usuarios no autorizados que acceden a los datos confidenciales del cliente. 

Es necesario garantizar que se han tomado las medidas necesarias de protección de datos en los sistemas que contienen datos confidenciales, como el cifrado de datos y las copias de seguridad, para asegurarse de que la información no se pierde ni corre ningún riesgo.

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Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.


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