Qué es una firma digital y qué ventajas ofrece para las pymes

Publicado en 12/5/2021 por Bruno Peláez

qué es una firma digital

El papel ha quedado relegado a un segundo plano desde la implantación de los sistemas digitales en el mundo empresarial. Estos brindan una comodidad y una inmediatez que ningún otro soporte puede ofrecer. Sin embargo, para dar validez y autenticidad a esos documentos, es necesario utilizar un sistema criptográfico. El más interesante es el de la firma digital, que resulta especialmente práctico para aquellos negocios e instituciones que operan en remoto.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un sistema que permite al receptor de un mensaje:

  • Identificar qué empresa, persona u organización ha creado y enviado el mensaje. Es lo que se llama autenticación.
  • Confirmar que ese mensaje no ha sido modificado después de haberse firmado y enviado. Esto recibe el nombre de integridad.

Para ello, los sistemas de firma digital utilizan una tecnología criptográfica. Es decir, codifican los datos referentes al emisor para que resulten indescifrables para cualquiera que pueda intentar acceder a ellos sin autorización.

A efectos legales, la firma digital tiene el mismo valor que una firma realizada a mano, ya que posibilita establecer la identidad del autor. De hecho, es mucho más difícil de falsificar y, por ende, bastante más segura.

Diferencia entre firma electrónica, firma digital, certificado electrónico y firma digitalizada

Se trata de cuatro conceptos que, en muchas ocasiones, son utilizados como sinónimos cuando, realmente, no tienen nada que ver. Por eso, aquí queremos explicarte a qué hace referencia cada uno para que no surjan dudas:

  • Firma digital: como explicamos anteriormente, se trata de un sistema de encriptación y cifrado que permite al receptor de un mensaje identificar quién se lo ha enviado y confirmar que no ha sufrido ninguna alteración desde ese momento. Tiene validez legal. Por ejemplo, se puede utilizar para validar un contrato entre dos empresas o entre un usuario particular y una compañía que le va a prestar un servicio.
  • Firma digitalizada: una firma realizada a mano que, posteriormente, es escaneada mediante una cámara de fotos o un dispositivo específico para poder manipularla a través de un equipo informático. Por ejemplo, una vez almacenada, se podría pegar al final de cualquier correo electrónico, carta mecanografiada o documento de texto. Carece de validez legal y se utiliza, principalmente, como un distintivo.
  • Firma electrónica: se trata de un concepto jurídico que engloba al de firma digital, pero que no es sinónimo de él. Es una acción mediante la cual un sujeto confirma que entiende, valida y acepta el contenido de un mensaje utilizando un medio electrónico. Una firma electrónica se produciría, por ejemplo, cuando introduces el código PIN de tu tarjeta de crédito en un datáfono para realizar una compra, cuando accedes a tu cuenta de correo electrónico e introduces tu nombre de usuario y contraseña e, incluso, cuando aceptas los términos y condiciones o la política de cookies de una página web.
  • Certificado electrónico: este es un archivo electrónico que, una vez instalado en un navegador web, permite a la Administración Pública identificar a la persona física o jurídica que está haciendo uso del equipo. A partir de él, dicho usuario podrá realizar trámites y efectuar procesos de firma digital. Por ejemplo, para obtener tu certificado de vida laboral a través del portal online de la Seguridad Social necesitarás disponer de uno.

Ventajas y beneficios de la firma digital

La firma digital ofrece una gran variedad de beneficios respecto a la tradicional firma manuscrita. Vamos a verlos:

  • Garantizar la confidencialidad. El documento firmado solo será visible para aquellos usuarios que tengan autorización para acceder a él. Para los demás quedará totalmente encriptado.
  • Ofrecer más seguridad. Una vez que el documento es firmado digitalmente, no puede ser modificado. Por lo tanto, su autenticidad, así como la identidad del firmante, quedan fuera de toda duda.
  • Ahorrar desplazamientos y traslados. Los documentos se pueden firmar digitalmente desde cualquier lugar con solo tener acceso a un ordenador o dispositivo móvil apto.
  • Proteger el medioambiente. Evidentemente, el uso de firmas digitales supone una considerable reducción en el uso de papel, lo que también se traduce en menos espacio necesario para almacenar documentos.
  • Conseguir mayor agilidad al realizar los procesos. Los procesos digitales son siempre más rápidos que los manuales. Con la firma digital se evitan colas y se eleva la productividad de la empresa.

Ejemplos de la utilidad de la firma digital

Estos son algunos ejemplos de para qué te puede servir contar con un software de firma digital:

  • Firmar facturas: que no es lo mismo que generar facturas electrónicas. Por ejemplo, firmar digitalmente esos documentos es obligatorio siempre que se realiza un trabajo para un ayuntamiento, una comunidad autónoma o cualquier ente administrativo público.
  • Firmar correos electrónicos: generalmente, muchas personas lo interpretan como la agregación de los datos relacionados con la hora de envío, el lugar, etc. Sin embargo, utilizar un programa de firma digital añade una capa de seguridad adicional para que el receptor sepa con total seguridad que has sido tú el que se lo ha enviado. Evidentemente, es algo que no hace falta para todos los mensajes que mandas a través de este sistema, pero sí para los más importantes y de contenido más sensible.
  • Confirmación de documentos: actas de reuniones virtuales llevadas a cabo a través de aplicaciones de videoconferencia, por ejemplo. Este sistema permite agregar más de una firma digital al documento.
  • Confirmación de trámites oficiales: desde una simple declaración de la renta hasta la solicitud de una subvención. En todos esos procesos es de utilidad emplear una firma digital.

¿Por qué las pymes deben utilizar un software de firma digital?

Por muchos motivos. Un software de firma digital permite a las pequeñas y medianas empresas ahorrar tiempo y papel y mejorar su gestión documental. Además, agiliza los procesos de contratación y los trabajos administrativos y garantiza el máximo grado de confidencialidad y privacidad. Aspectos básicos para generar confianza y para destinar los recursos allí donde más se necesitan.

Eso sí, a la hora de elegir cuál te conviene más, has de tener una serie de factores en cuenta. Hablamos, por ejemplo, del tipo de negocio sobre el que operas, de qué contratos sueles manejar y del volumen de transacciones que has de realizar cada día.

Solo a partir de esos datos tomarás la decisión correcta a la hora de implementar un software de firma digital para tu negocio.

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Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.


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