Este artículo se publicó por primera vez el 7 de abril de 2021 y se ha actualizado el 9 de marzo de 2023.
Gracias a las tecnologías digitales, las pymes pueden implementar un plan de transformación digital para gestionar los procesos del negocio, además de optimizar la cultura, gestión empresarial y las experiencias de los clientes. Te contamos todo lo que necesitas saber sobre tendencias y ventajas en transformación digital para pequeñas y medianas empresas.
En este artículo
La transformación digital de una pyme y el uso de nuevas tecnologías que contribuyen a la digitalización son esenciales para que se mantenga competitiva en el mercado. Según un estudio de GetApp de 2022, las empresas entienden la importancia de adquirir herramientas y soluciones digitales que estén al día, y por ello casi la mitad de las organizaciones lo hace máximo cada dos años.
La innovación digital es mucho más que una campaña de marketing digital o la interacción con los clientes en las redes sociales. En este artículo definiremos la transformación digital y analizaremos los beneficios y principales claves de implementación para lograr un proceso de digitalización eficaz.
¿Cómo puede ayudar la transformación digital a las pymes?
El proceso de digitalización en pequeñas y medianas empresas ayuda a optimizar el tiempo y reducir los costes, ya que mejora la eficiencia operativa, la gestión empresarial y automatiza procesos. De esta forma, se pueden evitar los errores de comunicación y los gastos que no están relacionados con el cumplimiento de objetivos.
Para que un proceso de digitalización empresarial ayude al negocio de manera eficaz, es necesario que la compañía adquiera cierto nivel de madurez digital.
¿Qué es la transformación digital en empresas?
La transformación digital de la pyme consiste en la integración de la tecnología digital con el fin de transformar todas las áreas del negocio y aprovechar la automatización, la escalabilidad y la resiliencia que ofrecen el software y la tecnología.
Según Gartner (contenido en inglés), la transformación digital puede referirse a cualquier cosa, desde la modernización de las TI (por ejemplo, la computación en nube) hasta la optimización digital, pasando por la invención de nuevos modelos de negocio digitales.
Por ejemplo, un urbanista podría pasar de planificar los centros urbanos en años o décadas a hacerlo en horas o minutos gracias a la utilización de un software de Big Data. Este software permite analizar grandes cantidades de datos en poco tiempo y en un solo lugar. Asimismo, las herramientas de Big Data permiten descubrir información valiosa de los clientes como tendencias de compra y patrones de uso.
Beneficios de la transformación digital
Cambiar los procesos empresariales, adaptarse a las nuevas herramientas digitales y alejarse de las estrategias tradicionales puede suponer un desafío para empresas que navegan en entornos digitales por primera vez. Sin embargo, tener en mente los beneficios que trae consigo la digitalización puede ayudar a focalizar y revitalizar los esfuerzos de los equipos.
A continuación, presentamos los principales beneficios de la transformación digital: pymes de todo el mundo ya los conocen y están observando los resultados positivos de una estrategia digital.
1. Automatización
- Automatización de los procesos tediosos del tejido empresarial, optimizando el tiempo de los trabajadores del conocimiento (knowledge worker en inglés) al reducir las tareas administrativas
- Reducción de los errores o los pasos perdidos con flujos de procesos automatizados, especialmente para los procesos que requieren la coordinación de varios departamentos
Ejemplo: una empresa de comercio electrónico puede automatizar su servicio de atención al cliente para rebajar el tiempo de respuesta y aumentar la satisfacción del cliente. Un software para chatbots puede resultar útil a la hora de automatizar respuestas.
2. Escalabilidad
- Ampliación o reducción de la escalabilidad rápidamente para adaptarse a las demandas cambiantes de los clientes o a las necesidades de la empresa con la tecnología de la nube y las herramientas digitales.
- Contratación y prestación de asistencia a los trabajadores remotos para que el equipo tenga la flexibilidad de efectuar el trabajo dondequiera que esté y se pueda aprovechar una reserva mayor de talento.
Ejemplo: una empresa que trabaja con equipos remotos en todo el mundo puede utilizar un software de almacenamiento en la nube para que su repositorio sea accesible desde cualquier ubicación, y así mantener y sincronizar archivos corporativos.
3. Resiliencia
- Protección de los datos sensibles, como la información financiera y de los empleados, con herramientas de ciberseguridad.
- Construcción de un modelo de negocio digital a prueba de futuro que tenga menores costes de capital de riesgo y más líneas de ingresos posibles.
Ejemplo: en tiempos de dificultad económica, una empresa puede ajustar los precios de sus productos y servicios según distintos factores (la competencia, el mercado, los objetivos de ingreso, etc.). El software de optimización de precios puede facilitar la tarea de determinar los precios óptimos.
4. Análisis
- Recopilación de datos sobre las operaciones, las finanzas, el rendimiento de los empleados, el comportamiento de los clientes y mucho más gracias al software.
- Obtención de una valiosa información que sirva de base para la estrategia empresarial como, por ejemplo, dónde centrar los costes operativos y los cambios, y cómo mejorar la eficiencia operativa.
Ejemplo: una empresa que tenga una app móvil de comida a domicilio puede analizar cuáles son las preferencias de sus usuarios para enviarles ofertas personalizadas que se ajusten a sus gustos y así conseguir más ventas. Un software de descubrimiento de datos puede ayudar a las empresas a obtener información de los datos del negocio.
Plan de transformación digital: claves para la digitalización de pymes
A la hora de crear una empresa digital o iniciar un plan de transformación digital, se debe tener en cuenta que el proceso de digitalización es diferente en cada negocio. Hay factores que hacen que el proceso varíe, tales como el presupuesto, el sector en el mercado y el tamaño de la empresa.
En GetApp, hemos recogido en cuatro apartados las principales claves en un plan de transformación digital:
Marcar objetivos bien definidos
Todo plan de transformación digital debe contemplar una hoja de ruta en la que se establezcan unos objetivos claros, medibles y alcanzables. En ocasiones, se puede caer en la trampa de iniciar una estrategia de digitalización solo porque la tendencia lo marque, y no sabiendo cuáles son los objetivos finales.
Para evitarlo y obtener una comprensión clara de los objetivos que se quieren alcanzar, las empresas deben realizar una planificación previa de objetivos. Para ello, han de tener en cuenta cuál es el contexto de la organización y los problemas que se quieren resolver. En este sentido, la metodología OKR puede resultar de gran utilidad.
Estar al día de las tendencias del mercado
A la hora de iniciar el plan de transformación digital, es esencial estar al tanto de las necesidades actuales del público objetivo. Pueden surgir problemas o no obtener los resultados esperados si una empresa no dirige sus energías hacia las demandas del mercado.
Pero, ¿cómo se puede conseguir estar al día del mercado y seguir las tendencias? Existen herramientas de social listening que permiten a empresas seguir conversaciones sobre su marca o las tendencias del mercado, así como software de inteligencia competitiva para aquellos negocios que busquen analizar información sobre sus competidores.
Seleccionar la tecnología que mejor se adapte al negocio
El proceso de digitalización empresarial casi siempre requiere de inversión en tecnología y soluciones de software. En este sentido, realizar un presupuesto para la adquisición de software y crear un plan de implantación de software personalizado son estrategias que pueden ayudar a las pymes a priorizar un tipo de herramienta u otro.
En caso de que una pyme o autónomo precise de ayudas para la transformación digital, el Gobierno de España ha impulsado el programa de ayudas del Kit Digital, una subvención que permite acceder a soluciones de digitalización a las empresas que cumplan con las condiciones establecidas.
Dotar al equipo humano de recursos y formación
Un plan de transformación digital normalmente requiere que todos los equipos de la empresa estén implicados, y que tengan los conocimientos necesarios. Asimismo, el equipo debe conocer cuáles son los procesos que van a cambiar o las nuevas herramientas que se van a utilizar.
Al implementar un plan de transformación digital en una pyme, el equipo humano debe recibir la formación necesaria para entender los cambios o nuevos procesos empresariales, así como para compartir el objetivo final del proceso. Aquí puede ser interesante que los empleados que ya conozcan el manejo de herramientas digitales enseñen a otros a usarlas a través de charlas o webinars.
Siguientes pasos
Una vez abordados los puntos básicos de los beneficios y claves de la transformación digital para las pequeñas y medianas empresas, llega el momento de elegir las soluciones, software y estrategias que mejor se adapten al negocio.
Ya sea a través de un software de CRM, de marketing, de gestión de la cadena de suministro o de gestión de adquisiciones, es importante alinear las inversiones en digitalización con los objetivos del negocio. De esta forma, la eficiencia y la productividad también formarán parte del proceso.
