Adaptarse a los cambios es necesario. De no hacerlo, correrías el riesgo de quedarte atrás perdiendo parte de tu clientela. En resumen, las nuevas técnicas, programas, legislaciones y exigencias del mercado requieren una reacción rápida. Sin embargo, cuando los procesos de una empresa se adaptan y se expanden con frecuencia, se podría perder de vista un elemento sumamente importante: su integración.
Las herramientas BPM (Business Management Tools, por sus siglas en inglés) te echan una mano en esto al gestionar y optimizar los procesos empresariales. Con ellas de tu lado, podrás ver el panorama completo y tener la percepción adecuada para adaptarte rápidamente a cualquier circunstancia.
Recientemente, la digitalización del sector empresarial se ha visto impulsada como nunca antes. Gran parte de ello se debe a la reacción de los países y empresas ante la pandemia de la COVID-19. Por ejemplo, muchas empresas se han adaptado al teletrabajo y han tenido que modificar sus procesos para operar de esta forma.
¿Qué es la optimización de procesos empresariales?
La optimización de procesos empresariales comprende el examen constante de todos los procedimientos de una empresa. Los datos obtenidos en la evaluación servirán para tomar ciertas decisiones, ya sea adaptar algunos procesos, reemplazarlos o eliminarlos. Puede parecer un gran desafío, pero es factible con las soluciones BPM.
Esta optimización del negocio ayuda a que los procesos funcionen mejor, elevando la eficiencia y evitando la pérdida de tiempo y recursos, consiguiendo beneficios económicos. El resultado se resume en productividad máxima con gastos mínimos y, por supuesto, en una mejora de la experiencia de empleados y clientes.
En artículo previo, hablamos de
software de adquisiciones para automatizar las compras
y como ayudan a simplificar y acelerar procesos que llevan tiempo y son complejos.
5 problemas frecuentes en la optimización de procesos empresariales
- Si se tiene la misma rutina durante muchos años, puede ser complicado detectar el punto débil de la cadena o encontrar una solución. ¡Toma esto en cuenta!
- Los cambios generan resistencia. Coméntales a los empleados que integran la organización lo que implica la optimización de procesos y cuál es el objetivo que persigue. De ser posible, pídeles su opinión.
- No te enfoques en demasiados procesos a la vez, en especial al comienzo. Es mejor tener un proyecto bien integrado que cinco parches temporales.
- La continuidad es importante. Procura que la optimización de los procesos empresariales sea continua. Así, te llevará menos tiempo y podrás reaccionar de forma rápida ante un nuevo escenario. Además, esta especie de flexibilidad te ayudará a no retroceder a los “viejos hábitos”.
- Los procesos empresariales no sólo implican procesos operativos, sino también procesos de gobernanza y gestión de instalaciones. Ten esto en cuenta.
Optimización de procesos: ¿cómo funciona?
Todo empieza con una evaluación de los procesos actuales. Además de ser el primer paso, esta tarea será la más tediosa de todo el procedimiento. De hecho, se llevará cerca de un 80 % del tiempo total de la optimización. Puedes comenzar este examen exhaustivo haciéndote unas cuantas preguntas básicas: 1) ¿cuáles son las funciones más importantes del departamento?, 2) ¿cuál es su objetivo? y 3) ¿qué pasos necesita para ejecutar sus funciones? De esta manera, obtendrás un resumen detallado de los procesos.
La siguiente tarea será localizar posibles desperdicios de tiempo o recursos. ¿Hay un paso determinado que tarda demasiado? ¿Algún proceso requiere de muchas acciones innecesarias para poder concluirlo? En este caso, escuchar a tus trabajadores podría ofrecerte una nueva perspectiva. Los empleados pueden detectar con facilidad dónde pierden más tiempo del necesario.
La optimización e integración de los distintos procesos será el último paso. Te podría sorprender lo sencillo que pueden llegar a ser las soluciones que necesitas. Automatiza todo aquello que puedas automatizar. Piensa en, por ejemplo, crear un sistema de flujo de trabajo para evaluar el cumplimiento de cada procedimiento o en utilizar varias aplicaciones en la nube para organizar los distintos procesos.
Uso del big data y process mining
Los negocios manejan muchísimos datos que se almacenan en el ordenador. Esos datos contienen información que se puede usar para analizar cada proceso. Si usas el análisis big data, podrías -por ejemplo- calcular la cantidad total de ventas de un período determinado o identificar las tendencias estacionales.
Las transacciones en el ordenador recibirán una estampa temporal y se registrarán en el sistema. De esa forma, podrás observar qué procesos conlleva completar una orden de venta (desde el pedido hasta su entrega) y cuánto tiempo te cuesta cada uno de ellos. Process mining (minería de procesos, por sus siglas en inglés) analiza estos event-data o datos de eventos. Así, obtendrás conocimientos valiosos para innovar y proponer una nueva estrategia empresarial.
Herramientas de software para la optimización de los procesos empresariales
En el pasado, se solía buscar un programa que ofreciera una solución completa. Pero hoy en día, se utilizan distintas aplicaciones que se integran a una misma plataforma en la nube, también conocidas como plataformas PaaS (plataforma como servicio, por sus siglas en inglés). Esto conforma un solo sistema de información empresarial que te permitirá actuar rápidamente en circunstancias específicas.
Plataforma PaaS
Si se usan distintas aplicaciones con funciones diferentes, la integración de ellas, tanto en la nube como en tus ordenadores o servidores locales, es imperativa. Una solución PaaS ofrece un mundo de posibilidades para la integración de aplicaciones locales y en la nube de forma escalable.
Herramientas de integración
Existen muchas aplicaciones específicas que solo se utilizan en un proceso, como el almacenamiento de datos de contacto. El software de integración sincroniza los datos en tiempo real. De esta manera, todas las aplicaciones que necesiten usar esta información, podrán hacerlo de forma automática e instantánea.
Herramientas BPM
Las herramientas BPM han sido diseñadas para apoyar, rastrear y manejar la optimización de los procesos empresariales. En estas herramientas se almacenará toda la información y actualizaciones sobre un proyecto específico.
No habrá notas sueltas, documentos, correos electrónicos o reuniones de actualización para discutir el estado del proyecto. Todos los usuarios que tengan acceso al sistema pueden ver online y en tiempo real el progreso del proyecto.
Reportar y llevar el control de las metas cumplidas es importante. De ahí que necesites crear informes claros con información fácil de leer. Cuando comienzas a usar una nueva aplicación, podrás hacer estos informes de manera estándar, pero con BPM podrás personalizarlos al máximo para así reportar tus KPI de manera adecuada.
Las aplicaciones citadas en este artículo son ejemplos que muestran cada función explicada en contexto. Por tanto, su inclusión en este artículo no debe entenderse como una aprobación o recomendación. Las imágenes e información utilizada han sido adquiridas a través de fuentes que consideramos fiables al momento de hacer esta publicación.
