Cómo enviar archivos de forma segura a través de Internet

Publicado el 12/1/2021 por Ana Infante Martinez y Bruno Peláez

 

Herramientas para enviar archivos de forma segura por Internet

¿El equipo necesita enviar archivos de forma segura a través de Internet? Mantener la protección de los datos cuando se trabaja en remoto puede resultar todo un desafío. Descubre tres tipos de soluciones de software que se han diseñado para proteger los datos de la empresa de accesos no autorizados.

La demanda de herramientas que protegen los datos mientras se trabaja de forma colaborativa en Internet ha alcanzado cifras históricas. En Estados Unidos, las grandes empresas, como Facebook, Square, Box y Slack, han ampliado su planificación en cuanto a teletrabajo de forma indefinida debido a la pandemia de la COVID-19. 

En aquellas empresas que empiezan a acostumbrarse a la dinámica del teletrabajo por parte de los empleados, reforzar la ciberseguridad y proteger los documentos confidenciales que deben intercambiarse online es crucial. Dado el amplio abanico de soluciones de seguridad de equipos informáticos que existe en el mercado, puede ser muy útil revisar ciertos tipos de software junto con las funciones que mejor se ajustan a las necesidades de tu empresa. 

En este artículo se van a estudiar tres tipos de software diseñados para contribuir a que los equipos puedan acceder de forma segura a las redes domésticas o externas, intercambiar datos a través de ellas o enviar archivos de forma segura. Las soluciones ayudan a las empresas a evitar que se cometan errores en cuanto a la ciberseguridad. El artículo se centra en las soluciones de intercambio de datos, de cifrado y de VPN y en él se estudia cómo cada uno de los tipos de solución protege los datos de la empresa de accesos no autorizados.    

Solución núm. 1: Programas para compartir archivos

Los programas para compartir archivos ofrecen herramientas de colaboración que permiten a los equipos compartir la información de forma rápida y segura. Estas soluciones se han diseñado para ofrecer un acceso seguro a todas las partes interesadas desde cualquier ubicación y dispositivo que cuente con una conexión a Internet. 

Entre sus características más habituales figuran la gestión de documentos, los controles y permisos de acceso, los registros de auditoría, las herramientas de mensajería y el cifrado de datos. A continuación se exponen dos funciones muy habituales de los programas para compartir archivos. 

Monitorización de documentos mediante flujos de actividad de carpetas compartidas

Gracias a los flujos de actividad de las carpetas compartidas en tiempo real, las empresas pueden garantizar que los equipos están gestionando los documentos de forma oportuna. Mediante el seguimiento de los cambios en los documentos y las nuevas cargas, esta función contribuye a que los gestores puedan identificar de forma proactiva cualquier tipo de actividad sospechosa, como la de un usuario no autorizado que está llevando a cabo modificaciones no previstas en un documento o compartiendo archivos con otros usuarios. 

El flujo de actividad que se puede ver en la captura de pantalla que aparece más adelante sirve para hacer un seguimiento de las modificaciones que se han llevado a cabo en un documento, la persona que las ha realizado y el momento en que lo ha hecho. Esta función es muy útil para los gestores de equipos grandes de trabajadores que deben compartir documentos confidenciales durante su colaboración en el proyecto. 

Carpetas de documentos compartidos y flujo de actividad en tiempo real en Egnyte (Fuente)

Gestión de acceso a documentos con opciones de intercambio personalizadas

Generalmente, las soluciones de programas para compartir archivos ofrecen opciones como los permisos de carpetas personalizables, las restricciones de descarga y las fechas de caducidad del acceso. En la captura de pantalla que aparece más abajo se muestran las opciones personalizadas de intercambio y permisos, en las que también figuran las fechas de caducidad del acceso. 

Esta opción de intercambio puede ser muy útil para que las empresas reduzcan los riesgos de sufrir accesos no autorizados a través de la limitación dinámica del acceso a los datos a los equipos pertinentes durante un periodo de tiempo específico. Por ejemplo, si un colaborador de la empresa necesita acceder a documentos confidenciales durante una semana para llevar a cabo un proyecto de investigación, esta función permite a los propietarios de los documentos establecer una fecha de caducidad en el documento concreto.

Opciones de intercambio de documentos y permisos en  FileCloud (Fuente)

Solución núm. 2: Programas de encriptación

El segundo tipo de solución que se va a estudiar son los programas de encriptación. Las soluciones de encriptación funcionan como programas de seguridad que evitar el acceso no autorizado a contenido, archivos, redes o aplicaciones. Al cifrar los datos, convertirlos u ocultarlo, estas soluciones contribuyen a la protección de los datos confidenciales de la empresa que se comparten entre diferentes equipos a través de Internet. 

Para aquellas empresas que constantemente tienen que enviar archivos de forma segura a través de Internet, las herramientas de encriptación pueden ser muy útiles. Entre las características habituales de este tipo de herramienta figuran la gestión de cumplimiento, la monitorización de redes, la detección de riesgos, la gestión de contraseñas y el almacenamiento seguro de datos. A continuación se enumeran algunas de sus funciones más útiles.

Acceso a herramientas de ciberseguridad que protegen los documentos

Algunas soluciones de encriptación incorporan herramientas que hacen un seguimiento de los datos y los protegen mientras se comparten online mediante diferentes aplicaciones, como el correo electrónico o los lectores de documentos. En la captura de pantalla que aparece más adelante se muestra una plataforma de protección de red que incorpora varias herramientas de seguridad, como la supervisión de actividad de la red, las estadísticas de amenazas y spam y la limpieza de malware. 

Las soluciones de encriptación, gracias a este tipo de herramientas, se han diseñado para ayudar a las empresas a evitar las brechas de seguridad y para bloquear cualquier ataque que tenga la empresa por objetivo.

Herramientas de seguridad integradas en ESET Endpoint Security (Fuente)

Protección mediante contraseña de las credenciales

Para poder proteger aún más los datos confidenciales, es posible que los programas de encriptación incorporen funciones de protección de credenciales, entre otras, las contraseñas para el cliente. La protección de las contraseñas es crucial, especialmente en un entorno de teletrabajo, en el que los empleados utilizan diferentes redes y aplicaciones para comunicarse con otros equipos, colaboradores o clientes.

La captura de pantalla que aparece a continuación muestra diferentes opciones de protección de las credenciales en cuanto a creación y cambios rutinarios de contraseña o a su restablecimiento. Estas opciones son muy útiles para los proveedores de servicios administrados (MSP) y para los equipos de TI que proporcionan asistencia remota a los clientes o a otros equipos mediante el acceso temporal a sus dispositivos. Con estas opciones, es posible garantizar que las contraseñas son confidenciales siempre y se reducen los riesgos de ciberseguridad cuando los técnicos tienen que acceder a diferentes tipos de información. 

Gestión de credenciales y contraseñas en SolarWinds Passportal (Fuente)

Solución núm. 3: Software VPN

El último tipo de solución que se va a estudiar es el software VPN o red virtual privada. Estas soluciones permiten que los equipos en remoto puedan acceder con seguridad a las redes corporativas a través de conexiones cifradas y que se pueda enviar documentos de forma segura a través de Internet. 

El software VPN es una forma muy eficaz de proteger los datos para las empresas, salvaguardar los documentos compartidos y enviar archivos de forma segura. Establece conexiones seguras entre los dispositivos de los empleados y el servidor web, sea cual sea su ubicación. Entre sus características más habituales figuran la navegación anónima, el cifrado de los datos, la protección frente a filtraciones DNS y el interruptor general. A continuación enumeramos dos de las funciones de VPN más útiles. 

Reducción de los riesgos mediante el acceso seguro a la red

Si los empleados acceden a documentos confidenciales y los envían a través de redes públicas o poco seguras mientras teletrabajan, los datos de la empresa quedan expuestos a riesgos y amenazas. Al implementar una VPN de conexión a Internet, las empresas garantizan la protección de los datos cuando estos se comparten a través de Internet durante las colaboraciones del equipo. 

Además de un acceso seguro a la red, las soluciones de VPN proporcionan analíticas seguras, protección frente a amenazas, autenticación de varios factores y protección en el seguimiento ampliado, así como otras herramientas orientadas a la ciberseguridad. En la captura de pantalla que aparece a continuación se muestra un ejemplo de una solución de VPN. 

Acceso seguro a la red de la empresa mediante Cisco AnyConnect desde un portátil (Fuente)

Interruptor general para proteger los datos cuando se cae la VPN

Algunos software VPN facilitan una función de interruptor general. Cuando se caen las conexiones VPN de forma imprevista, el interruptor general del software puede bloquear todo el tráfico que proviene de Internet hasta que se restablezca la conexión protegida. 

Esta función añade una capa de seguridad cibernética para aquellos empleados que trabajan con VPN y están enviando constantemente documentos e información confidenciales por Internet. Los administradores gestionan las preferencias del interruptor general, tal y como se muestra en la siguiente captura de pantalla, de forma que se adapten a las necesidades de la empresa.

Preferencias de ExpressVPN’s para la función de interruptor general denominada Network Lock (Fuente)

Próximos pasos para conseguir una ciberseguridad más avanzada

El teletrabajo ya se encontraba en auge antes de que comenzara la pandemia de la COVID-19. Sin embargo, este año, muchas empresas de todo el mundo han tenido que tomar medidas importantes para adaptarse a esta situación en un periodo de tiempo muy reducido, entre otras, aquellas que no estaban preparadas para que sus equipos trabajasen en remoto. 

Este artículo muestra que existen diferentes tipos de software con varias funciones que sirven para proteger los datos de la empresa cuando los trabajadores tienen que compartir documentos o enviar archivos de forma segura a través de Internet. Para evitar los accesos no autorizados y las amenazas de seguridad, las empresas deberían implementar o seguir utilizando las soluciones de software, para compartir archivos, de encriptación o de VPN para que se ajusten a sus necesidades exclusivas. 

¿Quieres saber más? Consulta nuestro catálogo de herramientas de seguridad de equipos informáticos.

Nota
Las aplicaciones que se han elegido en este artículo son ejemplos para mostrar las funciones de intercambio de archivos, encriptación y VPN dentro de un contexto y no tienen la intención de ser recomendaciones ni promociones de estas. Se han obtenido de fuentes que se consideraban fiables en el momento de la publicación.

Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.


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Sobre la autora o el autor

Content Analyst, experto en tecnología. Actualmente especializado en investigación de tendencias de software B2B. Lo encuentras inmerso en datos y texto o dibujando un laberinto.

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