La inversión en herramientas de monitorización de empleados aumentó en los últimos meses, es cierto, tiene que ver con la pandemia y el teletrabajo pero también tiene que ver con los beneficios en general que le ven las organizaciones, tanto para ellas como para los trabajadores a pesar de los retos que supone implantar estos sistemas.
GetApp ha hecho una encuesta sobre la importancia y uso que tiene el software para monitorear empleados en las pymes. Para ello se realizó una encuesta a 315 managers, directivos y propietarios de pymes. Ve al final del artículo para ver la metodología completa.
Managers y directivos dicen que la monitorización beneficia tanto a las empresas como a los empleados
El 76 % de los managers y directivos encuestados señala que monitorizar empleados es positivo o muy positivo para la organización. Los beneficios que supone a la organización son:
- Optimizar el número de horas trabajadas y delegar tareas según la carga de trabajo de los empleados (61 %).
- Asegurar que todo el tiempo y las horas extra que hacen los empleados se tiene en cuenta (44 %).
- Obtener más información sobre las operaciones cotidianas de la empresa (37 %)
- Identificar errores antes de que se agraven (34 %).
- Tener mayor visibilidad de la productividad/rentabilidad de cada empleado (29 %).
¿De dónde se obtiene esta información y qué aspectos del trabajo se analizan? Las principales actividades o lugares que se monitorizan son:
El estudio reporta esencialmente una vigilancia digital, aunque las cámaras de vigilancia y cámaras web también controlan lo que sucede en el espacio físico. Estas son algunas de las actividades que se monitorizan:
- Actividad del ordenador: control de uso, vigilancia de navegador web, registro de movimientos del ratón y de la pulsación de teclas en el teclado.
- Lugar de trabajo: vigilancia con vídeo a través de cámaras de seguridad, cámaras web en el ordenador y/o fotos a intervalos de tiempo.
- Asistencia: hora de acceso y desconexión, horas trabajadas y horas extra.
- Redes sociales: uso de cuentas personales.
- Comunicación digital: mensajes de correo electrónico, mensajería instantánea y videollamadas.
El 83 % de las pymes ha tomado medidas positivas y negativas con algún empleado gracias a utilizar herramientas de vigilancia
Los managers y directivos encuestados comprueban los informes sobre los trabajadores principalmente cada semana (45 %) y diario (40 %). La mayoría dice que alguna vez ha tenido que tomar medidas al respecto a raíz de utilizar las herramientas de monitorización.
Las consecuencias de la vigilancia suelen ser positivas (63 %) como otorgar un bonus o una promoción, o dar más responsabilidades o nuevos proyectos al empleado. Pero también pueden ser negativas como afirma el 20 %, por ejemplo, dar avisos o realizar despidos. Cabe resaltar que algunos de los managers y directivos observan que a pesar de que no han tomado medidas debido a la vigilancia, su opinión sobre el trabajador ha cambiado de algún modo.
La pandemia ha ocasionado mayor gasto del planificado en software de monitoreo de empleados
En el 47 % de las pymes encuestadas, las herramientas de monitorización ya estaban implementadas antes de la pandemia, únicamente un 23 % lo instaló después de las restricciones de la COVID-19 y un 30% no utiliza este tipo de sistemas de vigilancia.
El 79% dice que tuvo que invertir más presupuesto del planificado en este tipo de software desde que comenzó la pandemia. Y un 82 % dice que va a continuar invirtiendo en estas herramientas durante el 2021 y adelante.
Confianza en los empleados es un esencial para que no se implementen herramientas de vigilancia
¿Qué hay de las empresas que no utilizan software de monitorización de empleados? Como se mencionó anteriormente, poco más de un cuarto de los encuestados no usa software de monitoreo. ¿Cuáles son sus motivos? El estudio muestra:
- La confianza en los empleados es la principal razón (70 %).
- Afecta negativamente la confianza de los empleados (43 %).
- No considera ético vigilarlos (38 %).
Monitorizar a los empleados supone retos éticos y de comunicación a las organizaciones
Las empresas saben que vigilar a los empleados es un tema delicado, de privacidad, que puede tener consecuencias en su relación con ellos. Esto implica una serie de desafíos que tienen que afrontar, los cuales son:
El principal reto es el efecto que tiene esta práctica en los trabajadores ya que pueden verse afectados anímicamente lo cual puede repercutir en su desempeño laboral. Por otro lado, están los desafíos de comunicación y transparencia sobre lo que se vigila, los retos éticos, y la invasión de la privacidad de la persona.
Por este motivo, las organizaciones deberían ser transparentes y que tengan informados a los trabajadores sobre su sistema de monitorización, los motivos y cómo estas prácticas pueden beneficiarlos.
Cabe mencionar que a pesar de que las empresas tienen la obligación de comunicar a los empleados que los están vigilando, un 6 % de los encuestados afirma que los trabajadores están poco informados, mientras que un 1% señala que sus empleados no están informados. Puede parecer un porcentaje bajo pero se debería reducir aún más, ya que una buena comunicación siempre favorece a ambas partes.
Más de la mitad de los managers y directivos encuestados ha sobrepasado, al menos una vez, sus derechos para monitorizar empleados
La encuesta reporta que un 29 % de los participantes ha sobrepasado por error lo que establece la ley para monitorizar a un empleado, un 27 % lo ha hecho a propósito y un 5 % no lo ha hecho pero se ha visto tentado a hacerlo.
Continuará la inversión en herramientas de monitorización de empleados
Cuando los empleados trabajan desde su casa, el software de monitoreo es útil para que los managers y directivos estén informados sobre los procesos y rendimiento de los trabajadores, especialmente porque no es posible hacerlo presencialmente como antes.
A pesar de que es un tema complejo debido a que existe un grado de invasión de privacidad, la inversión y uso de estas herramientas irá en aumento. Datos de este estudio lo indican:
- La mayoría de los managers y directivos dice que continuará invirtiendo en este software durante el 2021 y adelante.
- Actualmente se hace una inversión considerable en este tipo de software: la mayoría gasta más de 50 € al mes, incluso un 15 % gasta 250 € o más al mes.
- La mayoría toma medidas en los empleados gracias a los datos que recibe.
La descentralización de empleados y de los procesos requiere nuevas herramientas para funcionar correctamente. No sólo al nivel de trabajadores sino también a nivel de quienes los supervisan.
NOTA: Este artículo tiene como objetivo informar a nuestros lectores sobre los asuntos relacionados con las empresas en España. No tiene la intención de proporcionar asesoramiento jurídico o de respaldar un curso de acción específico. Para obtener asesoramiento sobre tu situación específica, consulte a su consejero legal.
Metodología de la encuesta
Para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta online durante noviembre de 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. Participaron 1363 empleados y propietarios de pymes, entre los que se seleccionaron 315 para este informe que tiene como objetivo el punto de vista de managers, directivos y propietarios. El criterio de selección del participante de este estudio es:
- Debe ser residente en España.
- Debe trabajar a jornada completa o parcial en una pequeña o mediana empresa.
- Debe tener alguno de los siguientes puestos en la empresa:
- Propietario o directivo en una empresa donde se monitoriza o no la actividad laboral de los trabajadores.
- Manager de una empresa que sí monitoriza a los trabajadores pero el/ella mismo/a no es monitorizado/a.
Los participantes provienen de diferentes sectores de la industria.
