Plantilla de criterios de comparación para elegir el software adecuado

Publicado en 20/10/2020 por Bruno Peláez y Rahul Kumar

Plantilla excel gratuita para comparar software

Con la plantilla de criterios para comparar software de GetApp podrás elegir el producto que más se ajusta a las necesidades de tu empresa.

La adquisición de un nuevo software conlleva la inversión de una gran cantidad de tiempo y recursos. Es posible que tengas en mente un par de productos pero no sepas cómo decidirte por uno de ellos. También hay otros aspectos que debes tener en cuenta, como el presupuesto, los plazos de implementación, las opciones de atención al cliente o la seguridad de los datos. 

El proceso de evaluación para adquirir un software puede llegar a ser complicado. Por ese motivo, GetApp ha creado una plantilla de criterios de selección de software que te permite comparar las diferentes ofertas de proveedores, para que te decidas por el producto que mejor se ajusta a las necesidades de tu empresa. 

Esta plantilla te ayudará a comparar software empresarial, sea el que sea, desde una herramienta para colaboración de proyectos o un software CRM hasta software de inteligencia artificial.

Factores que hay que tener en cuenta al comparar software

La plantilla de evaluación de software facilita la valoración de los productos que se han seleccionado previamente en función de los siguientes criterios: características del software, asistencia en cuanto a formación, opciones de atención al cliente, especificaciones del funcionamiento, integraciones y precios. A continuación se enumera la información que hay que recopilar para valorar cada uno de estos criterios.

Características del software 

La mayoría de las herramientas que se orientan a un sector específico ofrecen un abanico similar de funciones. Comprueba que las herramientas que has preseleccionado cuentan con las características que necesitas. En esta plantilla puedes enumerar las más esenciales, así como aquellas que te gustaría que tuviera, para que te sea más sencillo tomar la decisión. También deberás valorar si las funciones en cuestión conllevan un coste adicional, de forma que veas claramente en qué vas a invertir el dinero. 

Formación para el uso del software 

Las necesidades en cuanto a la formación de los usuarios difieren en función de la complejidad de cada software. Pide al proveedor que te informe sobre las opciones disponibles de asistencia al respecto: si cuentan con sesiones de formación en línea grabadas o en directo, si los cursos son presenciales, etc. Pregúntale también si esta asistencia formativa es gratuita o tiene un coste adicional.

Atención al cliente

Las opciones que ofrece el proveedor en cuanto a atención al cliente pueden ser diferentes en función del plan de precios que elija el usuario, pero suelen contemplar las comunicaciones por correo electrónico, por teléfono (en horario ininterrumpido todos los días de la semana o solo de lunes a viernes), el envío de tickets en línea, un chat en directo y una base de conocimientos. Comprueba que el software que vas a elegir ofrece un amplio abanico de recursos de asistencia, de forma que sepas quién es la persona de contacto si te encuentras con problemas técnicos.

Especificaciones de funcionamiento 

Al seleccionar un software, no olvides que debe ser compatible con las aplicaciones y la infraestructura tecnológica que ya tienes. Elige un modelo de implementación adecuado (en las instalaciones o basado en la web) y comprueba los sistemas operativos (SO) compatibles: Windows, Mac o Linux. Infórmate también sobre si el proveedor ofrece aplicaciones móviles para dispositivos iOS, Android o Windows. Toda esta información contribuirá a la elección de un sistema de software cuyas especificaciones sean compatibles con la tecnología que estás utilizando en ese momento.

Integraciones

Asegúrate de que el software que vayas a elegir se puede integrar con los sistemas que ya tienes o que su integración es compatible, al menos, con otras herramientas que te planteas utilizar. Ten en cuenta que la integración conllevará un intercambio de datos entre las aplicaciones, por lo que deberías preguntar al proveedor sobre los riesgos que puede entrañar en cuanto a la seguridad de los datos. Además, debes comprobar que el software cumple todas las normativas vigentes relativas a la privacidad de los datos.

Precio

En cada una de las herramientas que has preseleccionado, comprueba los detalles relacionados con el precio, como el coste total de mantenimiento, los costes iniciales (si los hubiera), el precio por cada usuario, la periodicidad de la facturación (mensual, anual o en un solo pago), la duración del contrato, los costes medios de cualquier tarifa adicional, la información detallada sobre el periodo de prueba gratuito y cualquier otra tarifa especial, descuento o promoción. 

Para estudiar los productos que has preseleccionado, consulta el directorio de software para empresas GetApp. Nuestro directorio facilita información detallada sobre la comparación de cada uno de los aspectos del software mencionados anteriormente. También puedes consultar las opiniones de los usuarios y conocer la experiencia que han tenido los compradores reales con las herramientas que has elegido. Además, te permitirá ponerte en contacto con el proveedor, concertar una cita para ver la demo y comprobar de primera mano la utilidad del software.

Plantilla de criterios para comparar software

Cómo utilizar la plantilla para comparar software

La plantilla de criterios de selección de software de GetApp permite comparar diferentes ofertas de proveedores. Contiene secciones especializadas sobre todos los criterios de comparación que se han mencionado anteriormente. En las secciones de “Características” e “integraciones necesarias” deberás introducir tus preferencias: aquellas funciones que estás buscando y que no tienen por qué ser necesariamente las que ofrecen los proveedores. El resto de los apartados contienen preguntas descriptivas que se responden con un sí o un no. 

En cada sección, será necesario que valores las funciones del software con una escala del 1 (muy deficiente) al 5 (excelente). Si un proveedor no ofrece una de las funciones que has enumerado, deja el campo de la puntuación en blanco. Asigna una puntuación en función de las conversaciones que hayas mantenido con el proveedor, de las demos a las que hayas asistido y de tu opinión sobre la utilidad del software, la sencillez de uso, lo asequible que es el precio, etc. 

Una vez que hayas introducido todas las puntuaciones en cada apartado, en la plantilla se calculará de forma automática la puntuación que obtiene cada producto para que te sea más fácil compararlos. Cuanto más elevada sea la puntuación, mejor se ajustará la herramienta a las necesidades de tu empresa. 

Puedes descargar la plantilla excel gratuita para comparar software empresarial. Para orientarte sobre la forma de rellenar la plantilla, hemos elaborado un ejemplo de comparación de dos productos. Si quieres comparar varias herramientas, solo tienes que añadir más campos de productos a la plantilla copiando y pegando.

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software para empresas para descubrir y comparar productos.

Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.


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