¿Qué es una data room virtual? Consejos para configurar una sala de datos virtual

Mientras la crisis del coronavirus continúa, una gran parte de los empleados están teletrabajando desde casa. Algunos emprendedores están empezando a ser conscientes de que no es posible acceder por Internet a todos los datos necesarios. La causa puede ser que los datos sean confidenciales o que no estén almacenados en un servidor centralizado. Una buena opción puede ser contar con una   data room virtual, en la que todo se puede guardar sin perder seguridad. También puede ser interesante para tu empresa dado que el trabajo en la nube sin duda seguirá siendo habitual una vez termine la crisis del coronavirus.

¿Qué es una data room virtual (VDR)?

Una sala de datos o data room virtual es un archivo en línea con excelentes medidas de seguridad en el que se pueden almacenar documentos. Puede servir para guardar documentos confidenciales, como los relativos a transacciones financieras, documentos de seguros, patentes y otros documentos de diligencia debida. En una VDR se almacenan todos los documentos importantes para la empresa y el funcionamiento del negocio. Actualmente, las data room virtuales se utilizan cada vez más en el caso de:

• Bancos, compañías de seguros y otras instituciones financieras.
• Abogados, asesores y empresas de contabilidad.
• Empresas de mediación y comercialización inmobiliarias.
• Empresas grandes y pequeñas que quieren compartir documentos confidenciales con sus trabajadores, colaboradores o clientes.

Data room virtual: la seguridad es crucial

Las ventajas más importantes que aporta la VDR son la seguridad y la disponibilidad centralizada. Las enumeramos:

• Procedimientos multinivel de autenticación avanzados que evitan que los hackers puedan acceder a los documentos.
• Cifrado avanzado para la transferencia y el almacenamiento de datos.
• Seguridad de los documentos. Derechos de acceso que se pueden establecer a nivel de documento y que definen quién está autorizado a realizar acciones específicas.
• Eficacia: todo se encuentra en una ubicación centralizada a la que se puede acceder de forma ininterrumpida desde cualquier lugar.
• Gestión de documentos: se registran las modificaciones en los documentos, así como el autor, el cambio realizado y el sello con la hora, y se informa sobre ellas.

Intercambio de información en las VDR

Es posible compartir los documentos que se encuentran en la VDR con personas que trabajan en la empresa y con personal externo. El administrador se encarga de establecer qué documentos se pueden compartir y con quién. También define si se tienen derechos de acceso, como los permisos que permiten leer un documento, modificarlo, cargarlo, descargarlo, etc. Es algo muy útil para gestores y empleados cuando se trabaja en la nube, pero también para los clientes. Por ejemplo, pueden visualizar sus propios contratos y las condiciones de entrega.

Data room virtual temporal

Una data room virtual no tiene por qué configurarse de forma indefinida. Es posible alquilar de forma temporal una sala de datos, por ejemplo, en el caso de proyectos especiales, negociaciones de contratos con grandes clientes o durante auditorías. Ahorra los costes relacionados con el desplazamiento y el alojamiento de documentos y cada parte puede compartir documentos directamente, modificarlos y negociar con total confidencialidad. Si además se combina con un software para conferencias web, las posibilidades son infinitas.

Diferencias entre VDR y almacenamiento en la nube

Actualmente todo el mundo utiliza el almacenamiento en la nube (gratuito). Por ejemplo, los más conocidos son OneDrive, Dropbox, Google Drive o iCloud. Las tres diferencias principales entre el   software de almacenamiento genérico en la nubey las VDR son:

1. Las VDR son las que ofrecen mayores medidas de seguridad. Las posibilidades de acceder al tráfico de datos y robarlos son (casi) nulas. El cifrado avanzado y las claves de bit se utilizan durante la transferencia de datos y el almacenamiento. Únicamente las personas autorizadas pueden leer los archivos. Todas estas medidas de protección no están disponibles en el almacenamiento en la nube.
2. Las VDR contienen software de gestión de documentación. Todas las acciones que se llevan a cabo en un documento se registran y se comunican.

Pasos para configurar una data room virtual

El primer paso a la hora de configurar una data room virtual es hacer un inventario de los datos que se quieren trasladar a la sala de datos. Hacerlo te da la perspectiva general del tamaño que debe tener la sala de datos. A continuación, es necesario comenzar a buscar un proveedor. Además del precio, hay que tener en cuenta otros aspectos:

• Seguridad. Elige un proveedor que cuente con un nivel alto de cifrado, como mínimo un procedimiento de autenticación de dos pasos.
• Gestión y control de documentos. ¿Qué funcionalidad ofrece la VDR? ¿Cuáles son las opciones que suministra para registrar las autorizaciones para las personas y los documentos? ¿Qué posibilidades de elaboración de informes proporciona?
• Facilidad de uso y accesibilidad. ¿Es posible acceder desde un smartphone o una tablet? ¿Qué ocurre cuando hay varios usuarios intentando trabajar con los mismos documentos a la vez?
• Asistencia. Una asistencia ininterrumpida suele ser útil cuando la empresa trabaja de forma internacional.

Para mayor comodidad, puedes utilizar la lista de comprobaciones de GetApp que aparece a continuación:

Cinco data room virtuales para principiantes y expertos

Para ayudarte, hemos seleccionado cinco salas de datos excelentes. Los software de data room virtuales están basados en la nube, de forma que no es necesario instalar absolutamente nada: basta con tener conexión a Internet. Las cinco herramientas de salas de datos que proponemos cumplen las siguientes condiciones básicas:

• Se ajustan a las necesidades de las PyMES y están disponibles en Europa.
• Están basadas en la web, pero también se puede acceder a ellas a través de smartphone y de tablet (Android y iOS).
• Cuentan con unas medidas de seguridad que incluyen, al menos, procedimientos de autenticación de dos pasos.

iDeals Virtual Data Room

Esta opción es una data room virtual completa y profesional con una amplia gama de funcionalidades, entre ellas la protección de documentos frente a las capturas de pantalla y las fotos. La configuración de esta sala de datos lleva muy poco tiempo. No es necesario tener conocimientos de TI para gestionarla y iDeals se encarga de formar a los usuarios (con los paquetes más caros). Es posible trabajar con iDeals data room desde 98.00 $ al mes (si la facturación es anual) y por este importe ofrecen:

• Prueba gratuita de 30 días.
• Espacio máximo de almacenamiento de 500 MB.
• Un límite de 10 usuarios, 2 administradores y una sala de proyectos.
• Función de arrastrar y soltar para mover los archivos a la sala de datos fácilmente y con agilidad.

Clinked

Una herramienta sencilla y ágil para configurar una plataforma profesional con un panel de control organizado que ofrece información directa sobre las actividades de (proyectos) grupos y cuentas. Puedes hacer un seguimiento de los archivos importantes a través de las notificaciones por correo electrónico. Una herramienta atractiva para trabajar con diferentes equipos en la nube. La sala de datos más económica de Clinked tiene un coste de 83 € al mes y ofrece:

• Periodo de prueba de 10 días y 10 usuarios.
• Espacio de almacenamiento de 100 GB.
• Un máximo de 100 usuarios con una cantidad ilimitada de usuarios invitados.
• Es posible integrarlo con
  Zapier
  para ampliar su utilidad y también con otras plataformas.

Box

Box es una alternativa de software algo más «sencilla», pero proporciona posibilidades más que suficientes para trabajar en salas de datos y con ellas. En ocasiones surgen algunos problemas con la velocidad de carga, pero con la versión más económica de pago es posible alquilar una data room virtual por 4.50 € al mes por usuario . Por este precio ofrecen las siguientes funciones:

• Un periodo de prueba de 14 días.
• Espacio de almacenamiento de 100 GB.
• Cantidad máxima de 10 usuarios (45.00 €).
• Box es gratuito siempre con la opción de un solo usuario, por lo que puede ser muy buena opción para los profesionales autónomos.

Onehub

Esta data room es capaz de diferenciar entre los usuarios gratuitos y los de pago. Los usuarios gratuitos únicamente pueden visualizar, imprimir o descargar y es posible llegar a un máximo de 200. La sala de datos está integrada con Microsoft Online y Google Drive. Un panel de control organizado ofrece al usuario de inmediato una perspectiva general sobre todas las acciones que se pueden llevar a cabo en el espacio de trabajo virtual. El plan más económico tiene un precio de 15.00 $ al mes (12.70 € aprox.) y ofrece:

• Un periodo de prueba de 14 días.
• Una cantidad máxima de 3 usuarios de pago (y más de 200 usuarios gratuitos) con un límite de 50 espacios de trabajo.
• Espacio máximo de almacenamiento de 1 TB.
• OneHub ofrece un 20 % de descuento a las instituciones sin fines de lucro y a los colegios.

Koofr

Con Koofr es posible conectar todas las cuentas que ya tienes a los diferentes espacios de almacenamiento online como OneDrive o Google Drive. Si cuentas con la aplicación Koofr en el smartphone o en el ordenador, puedes sincronizar automáticamente todos los documentos y las fotos con la sala de datos. Es una data room con bastantes limitaciones, pero puede ser buena opción para ir experimentando. Existe una versión gratuita que ofrece un espacio de almacenamiento de 2 GB. La versión de pago más sencilla tiene un coste de 6 € al año y ofrece las siguientes funciones:

• Espacio de almacenamiento de 10 GB.
• Intercambio ilimitado de enlaces y documentos (protegidos mediante contraseña).
• Tamaño de archivos ilimitado.